メール効率化講座全7回のまとめ

これまで7回に渡って続けてきたこの連載も、このまとめで終了となります。

本連載を読んでいただいた方々、本当にありがとうございました。

各記事の振り返り

メール効率化講座(1)気が進まなくても返信メールをまず作成しよう

・返信すべきメールはまず返信用の下書きメールを作成する
・下書きメールを作っておけば、後から返信にとりかかりやすくなる

メール効率化講座(2)タイトルで要件を伝える

・メールタイトルの先頭に(要件)を入れる
・(質問)(連絡)(相談)などを入れることで伝わりやすくなる

メール効率化講座(3)要件・結論をまず書く

・メールの内容が伝わりやすくなる
・相手がメールを読み解くストレスが減る
・要件/結論を先に書くことは「相手への思いやり」

メール効率化講座(4)メールチェックの時間を決めておく

・作業/意識の切り替えが減るので疲れにくくなる
・即返信しないことで、返信すべきメールが自動選別される
・メールの確認作業とメールの返信作業は分ける

メール効率化講座(5)新規メールにテンプレートを使う

・メールソフトのテンプレート機能を有効活用する。
・スニペットツールは日時や曜日まで自動で出力してくれる。
・スニペットツールは穴埋め定型文を出力できる。
・定型文をすぐにコピペできる環境を整える。

メール効率化講座(6)インボックスゼロのすすめ

・インボックスゼロでストレスフリー&メール探索時間の短縮
・メールから「やること」「情報」を抜き取り、「完了」とする

メール効率化講座(7)メールの振り分けルールを活用する

・メールの振り分け・フィルタ機能でインボックスゼロを快適に行う。
・メールチェックの頻度を振り分け・フィルタ機能で調整する。

まとめ

今やビジネスに欠かせないツールであるメール。

このメールとの付き合い方、使い方を少し工夫するだけで、もっと快適に仕事をすることができるはずです。

本連載があなたの暮らし・仕事を少しでも楽にできたなら幸いです。

関連記事

メール効率化講座を始めた理由:現場の人間は仕事術どころじゃない

はま
はま(@Surf_Fish)です!あなたの暮らし・仕事を少し楽にするブログ「はまラボ」を運営しています。20代子持ち研究職。TaskChute公式エバンジェリスト。「記録」「習慣」「Evernote」が大好き。もっと詳細な情報・連絡先はこちら

この記事が気に入ったら
いいね ! しよう

Twitter で