メール効率化講座(5)新規メールにテンプレートを使う
前回の記事です
今回はメールの受信BOXを常に空っぽにし、メールチェック時のストレスを減らすという話です。
1.インボックスゼロとは？
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やること・情報などを「最初に集める場所（インボックス）」を定め、「最初に集める場所」を定期的に0にすることです。
メールであれば、「受信BOXにあるメールを定期的に0にすること」になります。
0にならずとも、返事や要件が済んだメールは「完了」扱いのフォルダに移し、「何らかのアクションが必要なメールのみが受信BOXにある状態」とします。
記事の末尾に参考記事をいくつか用意していますので、詳しく知りたくなった方はそちらをご覧ください。
2.メールでインボックスゼロを行う利点
メール受信箱のインボックスゼロを行う利点は次の2つです。
・やり残し0の快感
・メール探索時間の短縮
やり残し0の快感
「メールの返信は全て終わった。」そう思ったとき、受信BOXにすべてのメールが並んでいる状態と、受信BOXが空っぽになっている状態、これらを想像して比べてみてください。
受信BOXにすべてのメールが並んでいると、「やり残しはないだろうか？」と不安にならないでしょうか？
インボックスゼロを実践すると、やり残しなしの状態が視覚化できる他、やり残しのメールの数を正確に把握できます。
メール探索時間の短縮
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インボックスゼロを実践すると、アクションが必要なメールのみが受信BOXに残っているため、探しているメールを見つけやすくなります。
「メールを探すために何度も上下にスクロールする」
「メールを探すために頻繁に検索を使う」
こうした行動は、時間の無駄になるばかりか、自分に小さなストレスを与え続けることにもなります。
3.受信BOXからメールを移すためにやること
こちらの記事が詳しいです。
メールのための GTD、「Inbox Zero」の実践 | Lifehacking.jp
簡単に説明しますと、メールから「やること・情報」を抜き取り、抜け殻になったメールは「完了」のフォルダに移すということです。
・見るだけで良いメールは、そのまま「完了」
・すぐに返信が必要なメールは、メールを返信して「完了」
・あとで返信が必要なメールは、履歴付きの返信メールを作成→保存して「完了」
・添付ファイルが重要なメールは、ファイルをパソコンに保存して「完了」
・送り主からの指示が重要なメールは、指示を「やることリスト」に転記して「完了」
・予定の連絡メールは、予定を「カレンダー」に転記して「完了」
といった具合です。
まとめ
・インボックスゼロでストレスフリー＆メール探索時間の短縮
・メールからやること・情報を抜き取り、「完了」とする
参考記事
メール“受信箱ゼロ”の快感に目覚める：日経ウーマンオンライン【ワーキング・リラックス】
・Gmailの構造とインボックスゼロ » EX-IT
メールの受信トレイは空にする « 純コミックス
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人生をコントロールするために「Inbox zero」を取り入れるべき8つのこと
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