メール効率化講座(4)メールチェックの時間を決めておく

メール効率化講座第4弾です!第3弾はこちら!

メール効率化講座(3)要件・結論をまず書く

今回は、メールチェックの時間を決めておくことで、メールチェックにかかる時間を効率化しようという内容です!

1.なぜメールチェックの時間を決めるのか

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メールチェックの時間を決めると、なぜメールチェックが効率化されるのでしょうか?それは主に次の2つの理由です。

・疲れにくくなる。
・返信が必要なメールが自動選別される。

2.メールチェックの時間を決めると疲れにくい

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意識の切り替えが多くなると疲れやすくなる

メールというものは、こちらの都合を考えずにやってきますよね。

それなのにメールが来る度に作業を中断していると、その度に意識の切り替えが生じて、精神的な疲れが出てきます。

疲れはやる気を削ぐ原因となり、結果的にメールチェック自体の効率も低下させます。

ですから、新着メールの通知はオフにし、メールチェックの時間を決めてしまうことが、結果的に仕事とメールチェックの効率化につながるのです。

メールで緊急対応の連絡がくる職場の場合

かといって、全くメールを見ないで過ごすことができない職場もあると思います。

そんなときは、メールを確認する作業と、メールを返信する作業を分けましょう。

今すぐ返信すべきメールはその場で返し、後でもよいメールは下書きメールを作成して、作業に区切りが着いた時点で返信するやり方がおすすめです。

メール効率化講座(1)気が進まなくても返信メールをまず作成しよう

3.返信が必要なメールが自動で選別される

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無理に即返信していませんか?

メールがすぐに返ってくる人って頼もしいですよね。でもあなたも無理にそういう人を演じる必要はありません。

作業を中断して無理に返信するよりも、目の前の仕事を1つずつきっちり片付けてくれるほうが組織としてもありがたいのです。

それにそもそも本当に緊急の用事なら電話が来ます。

そのメール、あなたにしか返信できませんか?

「あとで返信しようと思っていたら、メールの宛先に含まれている他のメンバーが先に返信してくれていた」というような経験はないでしょうか?

あるいは、「~について教えてください」という内容のメールの後に、「自己解決しました」という内容のメールが来たことはないでしょうか?

このように、あなたが必ず即返信しなければならないメールというのは実は少ないことが多いです。

少し時間を置くと、要返信メールが自動選別される

このように、メールチェックの時間を決めておくと必ず返信すべきメールのみが残るため、メールチェックが効率化されるのです。

即返信しなくても良いメールに返信したことをきっかけに、メールでチャットしているような状態になることを防ぐ意味でもメールチェックの時間を決めることは効果的です。

ただし、仕事を拒否する目的で返信を遅らせるのはNG

ただし、他人に返信を押し付けるつもりでわざとメールの返信を遅らせるようなやり方はおすすめできません。

そういった下心は本人が思う以上に他の人にバレますし、相手も自分も同様にやりだすと仕事が進まなくなります。

4.メールチェックを行う時間帯と回数

朝一番のメール返信は非推奨

適切な時間帯と回数についてはそれぞれの環境に依存すると思いますが、出社してすぐにメールを返信することはあまりおすすめしません。

出社してすぐの時間帯は、1日のうちで最も余力があるはずなので、その時間帯ではメールチェックよりも重要な仕事に注力すべきでしょう。

はま(@Surf_Fish)の場合

メールチェックの時間帯と回数について、私の例を紹介します。1日に受け取るメールは20~40通です。(迷惑メールは0です)

メールチェックの回数は1日に3回で、時間帯は8:30(朝)、11:50(昼)、16:00(夕)としています。このメールチェックの時刻をメールの署名にも明記してあります。

朝は緊急対応のタスクがないか確認するだけのメールチェックです。メールの返信は昼と夕に行います。

署名にメールチェックの時刻を明記するのは自分のため | はまラボ

5.まとめ

メールチェックの時間を決めると、メールチェックおよび仕事が効率化される理由は次の通りです。

・作業/意識の切り替えが減るので疲れにくくなる。
・即返信しないことで、要返信メールが減る。

メール効率化講座(5)新規メールにテンプレートを使う
次回の記事です。

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