この春社会に出た君に贈る、大切にしてほしい5つの基本動作

この春社会に出た皆さま。
新たな門出をお祝い申し上げます。

今は期待と不安に胸一杯だと思います。やりたいことも一杯あると思います。どうかその初心や夢は大切にして下さい。できれば手帳か何かに今の気持ちを書き出して、この先何度も見返せるようにしておくと、素晴らしい財産になると思います。

今回は、この春社会に出た皆様に何かアドバイスを贈りたいと考え、社会に出てからの9年間を思い返してみました。色々伝えたいことがある中で、一番大切だなと感じた「基本動作」について紹介したいと思います。

■基本動作は一生モノ

職種や入社時のスキルセットにもよりもすが、ビジネスの現場に出たとき真っ先に思い知らされるのは自分の無力さです。覚えることの多さに絶望的な気分になり、そこで交わされる会話に全くついていけない・・・ちょっとした挫折状態を味わうことになります。

先に種を明かしておくと、この挫折感、実は入社直後だけの話ではありません。仕事の業務ラインがかわったり、異動したり、転職したりといった「変化」の度に多かれ少なかれ感じることになります。

今のうちに対処方法を見つけておけば、後々訪れる「変化」に対して、より冷静に、より上手く対応できるようになりますから、あまり悲観的にならず、とにかくあれこれ試して対処方法を見つけてみてください。

今回紹介する「基本動作」のうちのいくつかは「変化」に対する対処方法にもなりますし、これらを身に着けておけば「不必要な失敗」を防ぐことも可能です。さらには「変化」前後で共通的に用いることができますので、一度見につけておけば一生涯あなたの助けとなってくれることでしょう。

■大切にして欲しい5つの基本動作

１．とにかく、連絡をきちんとする

ホウレンソウ（報告、連絡、相談）が大事だと言われますが、報告と相談というのは結構スキルが必要で、それなりに経験を重ね、やり方を学び、時には信頼関係を構築する必要があります。それに対し連絡はさほどスキルを必要とせず、自分の心がけ一つで簡単に身に着けることができます。

たとえば、勤怠連絡や遅刻の連絡、安否確認などは。連絡が遅れて上司や同僚に心配をかけたり、上司が状況を把握するために時間と労力を投入する状況を作るというのは、自分に対する信頼や人事上の評価が下がるだけで無く、チームの生産性を下げてしまうということは肝に銘じておきましょう。

連絡時には

・用件を明確に
・相手の判断に必要な材料を渡す

ことを心がけましょう。休むなら休むと明確に。頑張れば出れる状態だけど、出た方がいいかを聞きたいなら、症状やつらさを伝え判断してもらう。電事故などで遅れるなら、「電事故で●●分程度遅れます」と遅れる時間を明確に伝える。

ちょっとした心遣い一つで連絡を受ける側の負担を減らし、適切な判断を下す助けとなります。

２．名刺交換も電話対応も資料説明も結局は練習がものをいう

名刺交換、電話対応、資料説明（プレゼン）、一見するとまったく関係ない様に見えますが、これらに共通していえることは「練習すればうまくなる」部類の行動であるということです。

最初は型（定型文や原稿）を意識しながら練習することで、自分なりの型を身に着けることができ、そこまでいけば無意識の内にその行動を上手くやれるようになります。

例えば、名刺交換はぱっと見、スキルも何も必要のない行動に見えますが、型やマナーひとつで相手に与える印象は大きく変わります。型やマナーが身についておらず、おどおどした名刺交換をする人は新入社員に限らず、意外に多く、「この人なんか緊張してるけど大丈夫かな？」という印象を持ってしまいます。

名刺交換の場合、練習するといってもそれほど難しいことではなく、

• 「xxx社の○○です。」とか「xxx事業部の○○です。」と社名や所属部署、自分の氏名をすらすら言えるように練習しておく
• さっと名刺を取りだし、名刺入れを名刺の下に添え、相手側に名刺を向ける動作をスムーズに行えるように練習しておく
• 「頂戴します。」と一言添え、両手で受け取り、受け取った後は自分の名刺入れを下に添える動作をスムーズに行えるよう練習しておく

この3つの動作を繰り返し練習しておけばOKでしょう。
さらには、次の様なマナーを押さえておけば、更にGoodです。

• 名刺交換は職位の順に行う（部長→課長→自分、みたいな順番）
• 相手が名刺を持っている位置よりも下から名刺を渡す（特に自分が目下・訪問者の場合）
• 自分から名刺を渡す。（特に自分が目下・訪問者の場合）
• もらった名刺はすぐに片付けず、継続して打ち合わせを行う場合は相手の並び順に名刺を並べる。（相手の一番職位が上の人の名刺を名刺入れの上に置く）

「そんな慣習に縛られるなんてかっこ悪い」と思うのは自由ですが、私から言わせてもらえば、基本動作やマナーを身に着けてさえいれば避けられるマイナスイメージやトラブルを、斜に構えて避けずにいることの方がよっぽどかっこ悪いことだと思います。

３．メモを取り、質問し、調べよう

汚くても不完全でもいいので、とにかくメモをとる習慣をつけましょう。

メモを取るべき理由は単純で、人の脳は「一時に沢山の事を覚えておけない」ものであり、必要な時に必要な記憶を想起させるためには「何らかの手がかりが必要となる」からです。

顕在記憶やエピソード記憶の想起過程を測定する方法として古くから用いられているのは、再生（recall）と再認（recognition）課題である。再生とは、保持されていた情報を、口頭や筆記、あるいは行為によって生成する課題であり、情報を自由に再生する場合を自由再生（free recall）、何らかの手がかりを利用して再生する場合を手がかり再生（cued recall）、一定の順序をもって再生する場合を系列再生（serial recall）と呼ぶ。

–想起・誤想起（記憶） – 脳科学辞典より引用

人間の短期記憶は5〜9個までしか物事を記憶できませんので、言われたことを全部把握しておくなんて事は普通は不可能です。ただ、これは覚えておけないということであって、記憶自体はうっすらでも不完全でも存在するので、メタ情報たるメモが少しでも残っていれば「そうだそうだ、これ言われたんだった」と容易に思い出すことができます。

メモの一例としては以下のようなものです。

• 先輩や上司に出された指示
• 他の人に質問して得た回答
• 思いついたアイデア
• 打ち合わせの中で大事だと感じたこと　　　　　などなど

打ち合わせの内容を逐一書き取る必要はありませんが、最低限その打ち合わせで何が決まったかという「決定事項」と、その打ち合わせの後に対応が必要な「課題事項」は書き残すようにしましょう。

ただ、仕事になれないうちは、打ち合わせのメモをとろうとしても、話の内容が理解できず、話のスピードについていけずまともにメモを取ることさえ難しい場合が殆どです。まぁ、たいていの仕事は業務知識と専門知識が求められますから、誰だって最初はそんなもんです。

不完全でも、間違っていてもとりあえず走り書きでもメモを残しておけば、後で先輩や上司に「ここ、よくわからなかったんです」と質問することもできますし、ネットや文献でゆっくり調べて理解を進めることもできます。

メモを取ることが、自らの成長の第一歩となる。このことを知っているだけで、今後全く新しい領域に放り込まれることになっても、スムーズに新しい領域の仕事に順応することができるようになります。

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４．「計画」を立ててから「実行」し、記録を残そう

仕事に取り組む前に、必ず「計画」を立てるようにしましょう。

計画を立てるメリットは、本当にその作業は期日までに終えられるのか、他の作業や予定も合わせて考えて無理はないか、等の見通しが立つようになる点です。また、自分立てた計画に対して、実際に取り組んだ結果を記録することで、計画の精度を向上させることができます。

私の推奨は「週単位での計画」なのですが、あれこれ言ってしまうと混乱させてしまうかもしれませんので、まずは以下の3点をキッチリ押さえるところから始めましょう。

• 会議の予定や客先訪問などの「スケジュール」を書き出す
• 作業として自分が抱えている「タスク」を書き出す
• 「タスク」を細かく分解し、いつ、何をやるかを「スケジュール」化する

関連情報

• 目標を達成する為に、手帳を使って週間計画を行おう
• 「予定」と「作業」の情報から「時間」を可視化するーアシタノ・ハックス第３回
• タスク管理の第一歩：タスクを頭の外にすべて書き出す
• 「タスク管理」という情報整理術がもたらす3つの効果

５．仕事はQCDを明確にしてから取り組む

上司や先輩に限らず、誰かから仕事を頼まれたときにはQCDをハッキリさせる様、心がけて下さい。

QCDとは「Quality」「Cost」「Delivery」の頭文字で、どの程度の品質のモノを、どれぐらい労力を掛けて、いつまでに仕上げれば良いか、という考え方です。

一人で作業する場合は、Costの部分は自分の労力だけですが、チームで仕事をするときには「3人チームの内の2人をこの仕事に充てる」などのCost計算が必要になります。

自分一人の時には、他の仕事との兼ね合いで自分が1日に投下できる労力と置き換えればいいのですが・・・難しいと思う方は「Quality」「Delivery」の2つを意識して貰えればOKです。

仕事を振られたときには「その仕事は、いつまでに、どのレベルで仕上げれば良いですか？」と確認することは、新入社員期のみならず、今後の長い社会人生活で行う事になると思いますので、今のうちにしっかりと身に付けておいて下さい。

 最後に

最後に、冒頭にも述べたとおり「新しい環境というのは誰にとっても不安なもの」だということを知っておくだけで、少し楽になれます。今のうちに、しっかりと不安に対する対処方法を見つけておきましょう。

今回紹介した5つの基本動作を押さえておくだけでも、不安の一部は解消できますので、是非身に付けてみてください。

１．とにかく、連絡をきちんとする
２．名刺交換も電話対応も資料説明も結局は練習がものをいう
３．メモを取り、質問し、調べよう
４．「計画」を立ててから「実行」し、記録を残そう
５．仕事はQCDを明確にしてから取り組む

皆さんの新生活が、素晴らしいものとなることを祈っています！