予定を管理しよう<基本編> ー 自己管理のベーシックレシピ

2014年10月28日 No Comments by

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自己管理の基礎を取り扱う「自己管理のベーシックレシピ」、前回は「自己管理の仕組みを作ろう」ということでワークフローの構築について取りあげました。今回は予定管理について見ていきましょう。

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■予定を管理するとはどういうことか?

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■予定と何か?予定を管理するとはどういう事か?

恐らく、この記事を読まれている多くの方が「予定」という言葉をご存知だと思います。しかし、「予定とは何か?」と問われれば回答に窮するのではないかと思います。

・将来やることを予め決めておくこと

広義の「予定」という言葉の定義は概ねこんな感じです。しかし、これでは少し漠然としすぎていて何を、どう管理すれば「予定管理」になるのか分かりません。なので、ここではもう少し狭義の「予定」で話を進めたいと思います。

「予定」は次のパラメータを備えた情報です。

・いつ(年月日時分)
・どこで
・誰と(或いは一人で)
・何をするか

これらを管理することが「予定管理」です。
ここまでは概ね多くの方と認識が一致していると思います。

次に、「予定」の特徴を見てみましょう。

・今より将来に取り組む事柄
・始まりの時刻と終わりの時刻が決められた時間枠の予約

2点目は少し分かりづらいかもしれません。これは「予定(スケジュール)」と次回紹介する「やること(タスク)」を明確に区分するために必要不可欠な考え方です。

例えば、13時〜15時までの時間に会議室Aで「チームミーティング」を行う場合、これは予定となります。チームメンバー全員の予定及び会議室Aの利用時間を13時〜15時という時間枠を押さえており、「会議の延長」や、「他の日へのリスケジューリング」はあっても、何だか気が乗らないから会議を「先送り」することはあまり起こりえません。

一方、「資料作成(見積時間:3時間)」等のやること(タスク)は少し趣が異なります。今日の17時までに資料を作らないといけない場合、9時〜12時で取り組んでも、13時〜16時で取り組んでも問題はありません。締め切りが先であれば、今日は気分が乗らないからと「先送り」することも可能です。

「やること」については次回、「やることを予定に組み込む」話題については次々回取りあげますので、ここではまず

・始まりの時刻と終わりの時刻が決められた時間枠の予約

という予定の特徴を押さえておいてください。

■予定を管理することのメリット

予定を管理することのメリットは大きく5点です。

・約束をすっぽかさなくて済む
・ダブルブッキングを避けられる
・予定を忘れてはいけないというプレッシャーから解放される
・時間を可視化することで空き時間を把握できる

最初の2つは「社会的な信用を守る」ということであり、職業や立場など関係なく、人としてとても大切な「約束を守る」という行為を助けてくれます。

手帳やスマホに予定を書き出しておけば、その予定を忘れてしまっても後から思い出すことができますし、既に予定が入っている時間帯に別の予定を組み込むことも防ぐことができ、「予定を覚えておかねば」というプレッシャーから脳を解放することもできます。

そもそも、脳が常に意識しつづけられる情報(短期記憶)として保持できる数はマジックナンバー7(7±2)と言われており、目の前の作業や外部からの刺激で短期記憶は容易に置き換えられるため、気がつけばその予定の事を忘れてしまっていた、ということは容易に起こりえます。

「人は忘れる生き物である」という前提に立ち、手帳やスマホに予定を書き出し、定期的にそれを見返すようにしましょう。スマホのリマインダーを使って、予定の少し前に通知されるようにするのも良いでしょう。

また、少し趣が異なるメリットとして、「時間の見える化」が挙げられます。

予定を書き出すことで、その時間枠は自由に使えない状態であることが分かりますので、既に決まっている予定を埋めていくことで自分が自由に使える「空き時間」を把握できるようになります。

本当に自分が使える「空き時間」を把握しておくことで、例えば「締め切りまで2日もあるから大丈夫」と思っていた作業が、実際には会議や客先訪問などがあり実質的に5,6時間しか時間が取れずピンチに陥るという事態を防ぐことができます。

■予定管理のやり方

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■どこにその情報を管理するのか

おさらいですが、予定を管理するには以下のパラメータを押さえる必要があります。

・いつ(年月日時分)
・どこで
・誰と(或いは一人で)
・何をするか

これらの情報をノートで管理することも可能ですが、やはり理想は時間軸が予め決められているツール・・例えば、紙の手帳やクラウドのカレンダーサービス、スマホのカレンダーアプリ等です。

■紙の手帳の場合

紙の手帳にはいくつか種類がありますが、概ね以下の通りです。

* 月間スケジュール:スタンダードなカレンダー型のリフィルで、1ヶ月分の予定を俯瞰することができます。先に挙げた4要素の内、いつ、どこで、何を記録する用途に向きます。
* 能率ダイアリー形式:見開きの左側に1週間分の予定、右側にノート欄があります。1週間分の予定が俯瞰でき、月間スケジュールよりも多くの情報が記載できます。
* 週間バーチカル:見開きの2ページで時間軸を縦にとり、1週間分の予定を面で管理することが出来ます。最も「時間」の見える化に向いた形式です。
* デイリー:1日1ページや1日2ページで構成され、1日のスケジュール、タスク、メモをたっぷり書き込めるタイプのリフィルです。予定の俯瞰用途には余り向きません。

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■クラウド&スマホで予定を管理する

次にクラウド&スマホでの予定管理について見ていきましょう。クラウド(デジタル)での情報管理のメリットは以下の3点です。

・一度の入力で様々なビューで見ることが出来る
・スマートフォンアプリと連携出来る
・リマインダーを通知することができる

予定管理を行う最もポピュラーなクラウドサービスと言えば、Googleカレンダーです。Googleカレンダーは非常に使いやすいユーザインターフェースを備えており、連携可能なスマートフォンアプリも豊富です。

一度の入力で様々なビューでスケジュールを確認することが可能で、例えば月間スケジュールで予定を月単位で俯瞰することもできますし、

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週間カレンダー形式で時間を見える化することもできます。

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スマートフォンアプリと同期させることもできるため、パソコンではGoogleカレンダー、スマートフォンではお気に入りのアプリで予定を管理することが可能です。

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私はStaccal2というiPhoneアプリを愛用しています。Staccal2はマンスリー、ウィークリー、デイリーでそれぞれ表示するカレンダーを切り替えることができ、月間では主立った予定だけ、習慣では細々した作業系の予定まで表示しています。

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Staccal 2 – 12種類のカレンダーとリマインダー
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル
販売元: Go Ando


■最後に

今回は「予定を管理しよう<基本編>」ということで、予定とは何か、管理することでどんなメリットが得られるか、そして、どの様に予定を管理すれば良いかという実例として手帳とGoogleカレンダーを紹介しました。

次回は「予定を管理しよう<実践編>」ということで、今回ざくっと紹介した手帳やGoogleカレンダーでの予定管理について、設定内容やワークフローを含めて詳しく見ていきましょう。

    参考書籍


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ベーシックレシピ, 自己管理

About the author

ベックです! 横浜在住大阪人。本職SE。ガジェット、文具、手帳、ライフハック、モバイルが大好物な30代男性。BLOG「Hacks for Creative Life!」が主戦場です!。『EVERNOTE情報整理術』『クラウド「超」活用術』著者。勉強会『東京ライフハック研究会』の主宰者でもあります。 BLOG:Hacks for Creative Life! Twitter:@beck1240
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