Googleカレンダーの「行動計画表」を元に「時間のポートフォリオ」を組み直すーアシタノ・ハックス第6回

2012年01月21日 2 Comments by

皆さんこんにちは!BECKです。
アシタノ・ハックス第6回、今回が「時間管理」シリーズの最終回です。

前回、予定とタスクの両方を配置することによって構築された「行動計画表」なるもので「時間」の見える化を行いました。今回はこの行動計画表を用いて「時間のポートフォリオ」を組み替えてみましょう。

ちなみにですが、今回の記事は以下の2記事をベースに書きますので、まだ読んでないよ−という方は是非ご一読下さい。

今回の記事の事前作業はこちら

今回の記事の概念を説明した記事

カレンダーをペルソナ毎作業毎に作成する

前回のおさらいですが、Googleカレンダーに「予定」「作業」を全て記入することで「時間」が見える化された「行動予定表」ができあがります。

上図の使い方は僕の中で「結構バランスは取れてるんだけど、プライベートの時間少ないかなぁ?」ぐらいの行動計画表です。

その根拠は、皆様お気づきかと思いますが、カレンダーの「色」の割合です。

カレンダーの色はそれぞれ以下の様な意味を持ちます。

ちょっとビジーな図で申し訳無いです。

私は基本的にはGoogleカレンダー上で3つのペルソナ「プライベート」「仕事」「執筆・活動」でそれぞれ「作業」と「予定」のカレンダーを用意しています。この3つのペルソナにおけるバランスが崩れない様に常に気を付ける必要があります。

その他の時間の使い方として飲み会やイベントなどの予定を管理する「イベント」、ランニングや勉強など将来への自己投資の意味合いが強い「習慣系」、その他通勤時間や睡眠時間など特定の役割や時間の使い方に属さない「固定時間」が存在します。

時間のポートフォリオを見直す

このカレンダー毎の意味を把握した上で先ほどの「行動計画表」を見ると

仕事、執筆・活動の時間に対してプライベートの時間が少ないことが分かります。また、程よく橙色や紫色もあるので、楽しみにも自己投資にも時間が割けているということになります。

例えば、自分の価値観として「家族との時間を大事にする」と思っていたとして、上図の様な状態であれば”全く”価値観に沿った動きが出来ていないことになります。(青が赤や紫と比べて少ない)

また、「1年後に中小企業診断士を取得する」という目的があったとして、それを実現するためには最低でも「1日3時間勉強する」という中目標が見えていれば、これまた明らかに上図の時間の使い方では全然駄目なわけです。(紫が少ない)

今の「時間のポートフォリオ(時間の使い方)」が見えたとして、それが果たして価値観や目標に沿った物になっているかを判断するためにはその拠り所となる価値観・目標が明確になっている必要があります。これらの明確化を行う作業については下記の記事を参照して頂ければと思います。
 ”価値観・目標”はちょっと重いなという方は、まずは「何に(どのカレンダーに)どれだけコミットメントするか」を決めると良いでしょう。

予定と作業は明確に分ける、作業は時間の枠だけ

「予定」と「作業」は明確に分ける

最後に、何故「ペルソナ」毎に「予定」と「タスク」を分けるのかについて簡単に補足しておきます。答えは簡単で、Googleカレンダーを「予定表」として使いたい場合に「作業」を消し込むためです。

Googleカレンダーをパソコンから見る場合は勿論のこと、iPhoneアプリから見る場合でもマンスリー表示のカレンダーにはそれほど多くの項目を表示することができません。

というわけで、私はGoogleカレンダーの「予定表」としての機能と「行動計画表」としての機能を「作業」カレンダーの表示/非表示で切り替えて使うことでこの問題を回避しています。

「作業」カレンダーはざっくり時間枠だけを管理

また「予定」カレンダーについては詳細な予定名称と場所の情報を記載しますが、「作業」カレンダーについてはざっくり「デスクワーク」や「執筆活動」程度の記載に止めます。

前回紹介したとおり、詳細な作業の情報はToodledoで管理していますし、「作業」カレンダーの元々の目的は実際の所作業にどの程度の時間を割くことができるかを明確にすることですので、カレンダーの中できっちりと作業名を書く必要はないのです。

但し、頭の整理も兼ねて「この時間帯はあの作業に割り当てよう」と詳細な作業名を書いてしまうこともあります。

最後に

今回で「時間管理」シリーズ終了です。ちょっと堅かったですね(^^;

最近他のアシタノメンバーも「時間」や「記録」について色々な記事を書いているので、後はそちらに任せて、次からはもう少し「ライフハック入門」的な記事にシフトしていきたいと思います。

それではまた来週!

 参考図書

予定表と行動計画表という考え方は拙著から持ってきました・・が、恐らくアシタノの連載で書いた内容の方が文字数の制約などがない分だけ丁寧に書かれていると思います(^^;


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About the author

ベックです! 横浜在住大阪人。本職SE。ガジェット、文具、手帳、ライフハック、モバイルが大好物な30代男性。BLOG「Hacks for Creative Life!」が主戦場です!。『EVERNOTE情報整理術』『クラウド「超」活用術』著者。勉強会『東京ライフハック研究会』の主宰者でもあります。