皆さんこんにちは!BECKです。
気がつけばアシタノ・ハックスも第5回。
今週も継続して「時間管理」について取り上げます。
前回までは「予定」と「作業」を管理することによって間接的に「時間」を管理し、更には「本当に重要な事」を実現するために「時間のポートフォリオ」を組み直そうという内容を取り上げてきました。
ただ、概念的な話が続いてしまったので、ちょっと難しくなってしまった感がありました。今回はもう少し具体的なやり方を紹介していきたいと思います。
「手持ち時間」と「見積もり時間」の両方を把握していますか?
質問です。
皆さんは、何か新しいことにチャレンジしたいと思った時や上司から仕事を依頼されたとき、どういった基準で「できる・できない」をジャッジしていますか?
忙しさ具合や過去の経験から感覚的にいける、いけないをジャッジしているという人も多いのではないかと思います。勿論、経験に裏付けられた直感は時に十分信頼に足る見積もり精度を誇りますが、経験が十分で無い場合などは見積もり精度に不安が残るのではないでしょうか。
自分の手持ち時間 − その作業の見積もり時間 > 0
であることは言わずもがなです。
しかしながら、今までの回でお話させて頂いた通り、時間は通常目には見えない物ですので、この公式を解くためには何らかのデータを集める必要があります。
手持ちの時間を知るための方法はこれまで述べてきたとおり、自分の「予定」と「作業」の2つの情報を1つのタイムライン上に並べてみるというものです。この時「予定」も「作業」も入っていない時間帯があれば、そこが手持ち時間となります。
もう一つの見積もり時間については方法は一つしかなく、自分がその作業に実際どの程度の時間を要したのかを記録する以外に見積もり時間を正確に把握することはできません。
普段からタスクに対して作業時間を見積り、実際に作業に取り組むときにはそれに要した時間を計測して双方を比較することで、より精度の高い見積もり時間を得られるようにあります。
Googleカレンダーで「手持ち時間」を見える化
「予定表」と「タスクリスト」を「行動計画」に落とし込む
手順1:私は会社でクラウドが使えないので、手帳で予定を管理しています。しかし、以下の理由からクラウド上のGoogleカレンダーでも予定を管理するようにしています。
- リマインドで予定を知らせて欲しい
- 手帳が取り出せない場面(満員電車など)でもiPhoneで予定を確認したい
- 後で示す「行動計画」を立てる際にGoogleカレンダーに予定の入力が必要
手順2:自分がやるべき「作業リスト(タスクリスト)」についてはToodledoというクラウドツールで管理しています。細かな使い方はまた追々紹介したいと思いますが、Toodledoでは今日のタスクについて「何を、何時から、何時間」実行するかまで管理されているという点だけ押させて置いて頂ければと思います。
手順3:次に「時間を見える化」するために、行動(タスク)をGoogleカレンダーに載せていきます。通勤時間や食事、定例会議などは「繰り返し」で登録しておけば毎度毎度入力せずに済みますし、予定は既に手順1で入力されているので、実質的にここで行う作業は手順2の「作業」をGoogleカレンダー上に入力していく作業となります。
これで、その時自分は何をやっていないかが一目で分かるようになります。また、「今週は空き時間が多いので執筆作業に30h充てることができる」といった自分の「手持ち時間」を具体的な数値で把握できるようになります。
「見積もり時間」の精度を高めるために時間を記録する
時間の記録については色々なツールがありますが、私は現在「TaskPortPro」というアプリを使用しています。このアプリの良いところは、タスク毎に見積もり時間と実績時間が記録できるところで、自分がそのタスクを実行するのに本当はどれぐらい時間が必要かが一目瞭然となります。
TaskPortPro 1.0(¥450)
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: subakolab inc. – subakolab inc.(サイズ: 3.9 MB)
ただし、今現在はアシタノ執筆陣のジュンさんがBLOGで紹介していた「Paymo」というサービスが気になっていて、お試しで使い始めているところです。パソコンとiPhoneの両方から使うことができますし、予めタスクを登録しておけます。見積もり時間の入力こそできませんが、割り込み作業の扱いなどがTaskPortよりも使いやすいため今後はこちらを使おうかと思案中です。
4コマでわかる!ITのこと » 「Toggl」を超えた!?最強のタイムトラッキングツール「Paymo」に乗り換えてみた
今までタイムトラッキングツールはTogglを使ってきました。 これを超えるものはないと思ってたんですが…
このサービスとの出会いは衝撃的でした!
最後に
今回は何か新しいことをはじめたり、仕事を振られたときに本当にそれに対応できるのかをジャッジするために、自分が実際に使える「持ち時間」と作業を行うのに必要な「見積もり時間」を明確化しましょうという内容でした。
今回の内容で「予定表」(予定)と「タスクリスト」(作業)から「行動計画表」(時間)を書き出すところまでやりましたので、次回はこの「行動計画表」を時間のポートフォリオとして捉え、これを自分が「本当にやりたいこと」を実行するためにどう組み替えていけば良いかについて見ていきましょう。
それではまた来週!
参考図書
ベックです!
横浜在住大阪人。本職SE。ガジェット、文具、手帳、ライフハック、モバイルが大好物な30代男性。BLOG「Hacks for Creative Life!」が主戦場です!。『EVERNOTE情報整理術』『クラウド「超」活用術』著者。勉強会『東京ライフハック研究会』の主宰者でもあります。
BLOG:Hacks for Creative Life!
Twitter:@beck1240