タスク管理をする前にしておきたい大事なこと

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office / jo-h

仕事で残業することってよくありますよね。遅い時間に仕事が終わってふと我に返る。

「今日はなにをしただろうか?」

と。そうすると、なぜかついさっきのことなのにはっきりと思い出せない。自分がなにをしててこんなに遅い時間になってしまったのかわからない。みなさんもこういう経験ありませんか?

1 自分の力を過信してないかい?

ぼくの普段の仕事は、始業から大体16時前くらいまではスケジュールが決まってて、それから会議やら自分の仕事やらこなしています。ですので、仕事が終わらなくて残業することがほとんどです。

以前は、

「3時間あったらやらないといけないことは大体終わってるだろう」

「この仕事は30分で終わるだろう。」

と始める前は考えていたのですが、終わってみると

「気づいたら1時間も経ってる…」

「もう帰りたいのに全然仕事が進んでない…」

と思うことがよくありました。

こういう残業を繰り返して、もやもやすることがありました。あまりにもはっきりと思い出せず、腑に落ちないので終業時刻か過ぎてからなにをやっているか手帳に書き出しました。ただ単純になにをしたか、毎日ひたすら記録しました。

すると、びっくりするくらい自分の仕事が進んでないことがわかりました。全然進んでいなくてそのギャップに驚き、失意のうちに帰宅した覚えがあります。

2 記録することは現状を知るということ

Moleskine weekly planner
Moleskine weekly planner / hellomomo

上記の、最大のミスはなんでしょうか?

「仕事をこなすスピードが遅いのがだめだ!」

「集中力が足りないのではないか!?」

と思うかもしれません。しかし、それではいっこうに改善することはできないでしょう。

それよりも、

「自分の力に合わせて見積もりができなかった」

ことの方が大きなミスだと考えます。

実際に自分の裁量でこなすタスクにいくら時間を費やしているのか把握できていますか?

この質問に自信をもってYes!と答えられる人は少ないのではないかと思います。

ぼくは、自分だけでこなせるので細切れ時間にしたり、まとまった時間に一気にいろんなことをやってしまうことが多かったりするため、それぞれのタスクにどれくらい時間がかかってるのか、わかっていませんでした。

今までこういうことをやってない人がいきなり全てのことを把握しようとすると大変ですので、まずは残業時間に何をしたか、手帳に書くだけでもいいかと思います。

今の自分の持っている力で、それぞれのタスクにそれぞれどれくらい時間がかかるのか、正確に把握することが、改善ポイントを見つけ出す大きなヒントになります。

仕事を速く終わらせるためのライフハックや仕事術はたくさんあるかもしれませんが、そのテクニックを使う前に自分の現状や課題を把握することが必要です。

3 さいごに

今回の内容はアナログでもデジタルでもタスク管理をする前に必要なことです。今後、タスク管理について紹介したいと思ったので、その前段階として記録する大切さを書かせていただきました。

自分のタスクがどれくらいで終えられるのか把握できていなければ、予定を立ててもそれ通りに遂行できず、どんなに素晴らしいタスク管理をしても、その意義を見失ってしまうことでしょう。

己を知るためには、まず記録を取ることから始めましょう。

masaya5923

まーくんです。
1984年生まれ。主体性と変化のある生き方を目指してライフハックなどを研究しながら経験値を高めています。仕事ではデジタルツールが使いこともあって、アナログ系なライフハックをお届けすることもあります。ブログ『masaya5923.com』を書いています。

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