手帳でプロジェクト管理するときの3つのコツ

あけましておめでとうございます、うさぼう()です。1年の始まりということで手帳を新調して使うのを楽しみにしている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

新年も始まったので今から手帳を買おうと検討している方もいらっしゃると思います。今回は、2016年に続いて使うことにしたジブン手帳の使い方を紹介します。他の手帳にも通ずる内容ですのでご参考になればと思います。

ジブン手帳とは

クリエーター佐久間英彰氏が独自に開発したオリジナル手帳です。「一年で終わり」ではなく「一生つかえる」手帳をコンセプトにしたライフログ手帳で、ジブンのことを書くことで、ジブンをもっと発見できる楽しい手帳です。

ジブン手帳は三分冊になっています。

  • LIFE  ライフプランや自分史など、年を越しても残しておきたい情報を記録できます。
  • DIARY 通常の1年手帳です。バーチカルやマンスリーに加えてリストやガントチャートが特徴です。
  • IDEA グリッド罫のメモ帳です。買い足し可能なので存分に書けるのが嬉しいです。

この先読み進めるにあたって、お持ちの手帳および以下のリンクを参照頂くとわかりやすくなります。

【KOKUYO公式サイト】ジブン手帳の紹介

手帳でできるプロジェクト管理

ジブン手帳は予定管理を主とした通常の手帳に比べて、以下のようなことをより自由に実現できます。これは個人がプロジェクトを扱うのに役立ちます。

  • 計画や目標を細分化する
  • 実績、感じたことを記録する
  • アイデアを膨らませる

ひとつひとつご説明します。

計画や目標を細分化する

プロジェクトが思うように進まない理由として、タスクを十分に細分化できていないことがあります。年始に立てた抱負が実現しないのも同じです。

「本を書く」と抱負に書いたならば、どんな本を書くのか、そのためにどんな行動をとるのか考え続けることが実現につながります。

ここで役立つのは具体的なフォーマットです。問いがあると人は考え、枠があるとアウトプットします。

ジブン手帳のMY DREAMは、目標が10個のカテゴリに分かれており、目標の右側に「実現するための行動」を書く欄があります。

ここで書いた実現するための行動を後押しする豊富なラインナップを紹介しましょう。

DIARYに含まれるフォーマット

  • WEEKLY PLAN 理想の1週間を書く欄です。宣言しておくと習慣化しやすいです。
  • 数々のリスト 読書や映画をたくさん見たい時などに活用できます。目標の行数に先に線を引いたり、気になっているものを先にリストアップするとぐっと前に進みます。
  • ガントチャート イベント予定を先々まで見据えたり、日ごとの習慣化を進めるのに活用できます。
  • 月次、週次 左側にやることを書く欄があるので、行動をできる限り具体化するのがお勧めです。
  • 年次 年間通して習慣化したいことがある場合はこちらも使えます。

もっと中長期な野望を育てたい時にはLIFEがお勧めです。MY DREAMの生涯版であるLIFE’S DREAMも同じフォーマットになっていますし、人生でやりたい100のことを書く「100 WISHES LIST」もあります。必要なお金はLIFE PLANに書くと意識できます。

野望がある人がうらやましい、自分にはそんな大きな野望や目標なんてないんだ、という方。もしくは、自分も一生かけて取り組みたい何かを見つけたいという方にお勧めなのが、ANNIVERSARYとMY NEWSです。

ここにあなたがこれまで取り組んできたことを書き連ねることで、あなたが大事にしてきたことに気づき、これから大事にしたいことが見えてきます。

細かく書けば書くほど夢が膨らむこともあれば、理想と現実のギャップに愕然とすることもあります。次は現実から理想に近づけるためのコーナーです。

実績、感じたことを記録する

完璧だったはずの計画が一晩で破たんしてしまうことはありません。気づかないだけで必ず兆候があります。プロジェクトを成功に近づけるには、日々の実績に目を向け軌道を修正しながら進んでいくことが鍵になります。

ここで役立つのは、記録です。行動と思考・感情の記録です。

感情には波があります。なので波を生み出す外部要因(気候や天気、食べたもの、睡眠時間や状態、気になること)も含めた記録が、計画を見直し完了までのアクションを考えるのに役立ちます。

ジブン手帳の週次欄は24時間です。行動を時間に紐づけて書くことができます。さらに天気、気分、朝・昼・晩などの欄と余白を使いながら思考と感情の断片を残していくことができます。

細かすぎるから続かない、という方もいらっしゃいます。気分の記入欄は月次側にもあります。他にガントチャートや年次欄を使うこともできます。

倉園佳三さん(@zonostyle)の素敵な言葉

メモは今をキャプチャする

を実現する仕組みがジブン手帳には揃っています(私感です)。

アイデアを膨らませる

過去に小宮手帳を使っていた時、よりコンパクトなサイズを選んだことがありました。

たまたま富士山に登る人はいない

とおっしゃる小宮一慶さんの手帳も目標実現の観点でとても優れています。なのにコンパクトなサイズを選んだことにより、メモ欄が枯渇してしまい使うのをやめてしまったのです。

プロジェクトを成功させるには、それに向けてアイデアを膨らませ続けることが大事です。まだまだ脳には広げる可能性を秘めているのに道具がそれを制限してしまうのは非常にもったいないです。

ここで役立つのは、なくなったら書い足せばいいという安心感です。

ジブン手帳のIDEAは、LIFEともDIARYとも切り離していくらでも書けますので手帳というか日々のノートとして使うことができます。二軍と一軍を使い分けることもできますね。私はあまりやりませんがCami App対応しているので電子化もしやすそうです。

膨らんだアイデアはDIARYやLIFEに書き戻すといよいよ実現に向かっていきますね。

終わりに

デビッド・アレンのストレスフリーの整理術で、プロジェクトは自然体で計画すればうまくいく”ナチュラル・プランニング”という言葉があります。

ジブン手帳は誰に気兼ねすることもなく、情報の断絶や紙面の限りといった制約を取り払ってプロジェクトを扱えるプラットフォームになります。また、#ジブン手帳 というハッシュタグやジブン手帳同好会などのコミュニティもあり、素敵な使い方が多数共有されています。

この記事でメモしておくといいと感じた点があればぜひお願いしますね。再掲しておきます。

手帳でプロジェクト管理するときの3つのコツ

  1. 単発の予定だけ書くのではなく、計画や目標を細分化して整合する
  2. おかしな兆候に気づくために、ちょっとした実績や感じたことを記録する
  3. アイデアを制限しないように、十分書くスペースを持つ

それではまた2週間後に。

うさぼう
会社員をしながら「うさぼうの人生ダッシュボード化計画」という個人ブログを運営。夢中になって過ごす楽しい時間を増やすために、ハマりやすく続けられるゲームの仕組みを追求中。 アシタノレシピではプロジェクトマネジメントを楽しむ方法を紹介予定。

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