やることを管理しよう ー 自己管理のベーシックレシピ

2014年12月02日 No Comments by

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自己管理の基礎を取り扱う「自己管理のベーシックレシピ」、前回は「予定を管理しよう<実践編>」ということで予定管理についてデジタル/アナログのメリット・デメリット比較しつつ、具体的にどの様に管理を行うか紹介しました。

今回は「やること」を管理する手法について紹介したいと思います。

■やることとは何で、どの様に管理すればよいか?

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■やることとは何か?

やること、タスク、TODO、作業・・などなど、さまざまな呼び方があります。先に紹介した「予定」に関しては概ねイメージがつくと思うのですが、この「やること」というのは、概念的に少しイメージしづらいかもしれません。

「やること」を管理するにあたって絶対に必要な要素が次の2点です。


・締め切り(いつまでに?)
・作業内容(何をやるか)

更に、

・コンテキスト(どんな状況でやる?)
・作業時間(どれぐらい掛かる?)

あたりを管理すると、作業量が見積もれたり、タスク実行のタイミングが明確になるのでお奨めです。

■「やること」と「予定」の違い

やること(タスク)とは、締め切りは決まっているものの、開始と終了のタイミングには裁量が持てる時間の予約です。対して予約は開始時刻と終了時刻が決まっている時間の予約となります。

特定時間に縛られないため、やることを「中断」して別のやることに取りかかることもできますし、締切が迫っていないタスクに関しては、今日はやらないという「先送り」を選択することもできます。

予定は時間が来れば終了しますが、やることは進捗が100%にならなければ完了しません。やることが完了しない場合は、締め切りの延長を行うなどの対応が必要になります。締め切りが延ばせない場合は、徹夜や休出などのリカバリー策を講じたり、アウトプットのクオリティを下げる交渉を行う必要があるかもしれません。

■やること<タスク>を管理することで得られるメリット

やることを管理するメリットをいくつか挙げると

・やるべきことを忘れない
・締切を守れる(或いは何らかの対策が打てる)
・やるべきことが明確になることでストレスが軽減される
・今やるべきことに集中することでタスク遂行の効率があげられる

といったところでしょうか。特に前半2つは分かりやすいですね。対応漏れや締め切り遅れは、仕事に限らず、家族や友人、地域社会などあらゆる場面で避けるべき事態です。

3点目は、全てのやることが「やることリスト」に書き出されている状態を作ることで「忘れてはいけない」というプレッシャーや、やることの全体像が把握できずに抱く不安から解放され、ストレスが軽減されるというものです。

ただし、全てのやることを書き出した場合、そのリストには今やらなくても良いものが多々含まれます。タスク実行の効率を高めるために重要なのが、今やるべきことだけを書き出したリストを作成してからタスク遂行を行うことです。

■やること管理のファーストステップ

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■まずは全てを書き出そうーマスタータスクリストのススメ

やることを管理するに当たって、真っ先に行うべきは「やることを全て書き出す」ことです。私はやることを全て書き出したリストのことを「マスタータスクリスト」と呼んでいます。

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例えば、私は「Toodledo」というWebサービスでやることを管理しており、自分がやることは全てここに書き出されています。

細々色々な情報が表示されています、先に挙げた「作業内容」「締切」「コンテキスト」「見積」が主たる管理項目です。

その他に「Business」(仕事)や「Blog/Activity」(ブログその他の個人的な活動)などの分類わけを行っており、自分のやるべきことを書き出す際には、この分類毎にやることの洗い出しを行います。

■今日やるべき事にフォーカスするーデイリータスクリストのススメ

メリットの項で述べましたが、自分のやるべきことを全て書き出したリストには「今やらなくても良いもの」が含まれています。そこで、自分が「今やるべきこと」だけを抽出したリストを作成します。

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デジタルツールを用いると、自分のやるべきことを全て書き出したリストから「今やること」だけを抽出したリストを作成するのは容易です。私の場合、今日やるタスクを抽出するので、このリストの事を「デイリータスクリスト」と呼んでいます。

■最後に

今回はやること管理(タスク管理)の中でもかなり基本的な部分を取りあげました。本来であれば、もっと突っ込んでToodledoの使い方やGTDというタスク管理手法なども紹介したいところではありますが、「Basic Recipe」シリーズではない別の機会で紹介したいと思います。

次回は「予定とやることを書き出して時間を管理しよう」ということで、これまで紹介した「予定」と「やること」を併せた時間管理について取りあげたいと思います。

お知らせ
12/7、12/14に立て続けにイベントやります!ご興味があれば是非参加をご検討下さい。

12月7日 東京ライフハック研究会Vol.14「アウトプット読書術」(東京都)
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12月14日 東京ライフハック研究会 vol.15 プレゼン大会2014冬(東京都)
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参考書籍


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タスク管理, ベーシックレシピ, 自己管理

About the author

ベックです! 横浜在住大阪人。本職SE。ガジェット、文具、手帳、ライフハック、モバイルが大好物な30代男性。BLOG「Hacks for Creative Life!」が主戦場です!。『EVERNOTE情報整理術』『クラウド「超」活用術』著者。勉強会『東京ライフハック研究会』の主宰者でもあります。
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