ビジネスを生き抜く為の武器を手に入れろ!−手帳&クラウド情報管理編

iStock_000001790306Small のコピー

皆さんこんにちは!BECKです。 今回は「ビジネスを生き抜くための武器を手に入れろ!」シリーズの第2回、「手帳&クラウド情報管理編」です。

情報管理のフローを構築せよ!

フローとルールを決めることが大事

情報管理の基本は、ワークフローとルールを決めてそれを実践することです。 例えば、「GTD (Getting Things Doneの略)」というタスク管理の手法では

  1. 収集
  2. 処理
  3. 整理
  4. レビュー
  5. 実行

という工程に分けてタスクの洗い出し〜実行までのアクションをルール化し、ワークフロー化しています。 スライド1

一見すると、何故こんな面倒な事をしなければいけないか分からないかもしれません。このルール化、ワークフロー化を行う理由をざっと上げると以下の通りとなりま。

  • 情報が集まる場所を定義することで取り漏らしをなくす
  • 収集と処理/整理を分けることでそれぞれの作業効率を向上させる
  • 全ての情報を情報管理ツールに書き出すことで脳をストレスフリーにする
  • 今すぐべきやるモノを明確にし、それのみ集中して実行する

特筆すべきポイントは最後の2つです。

自分のやるべき事を全てタスク管理ツールに書き出すことで、脳を「忘れてはいけない」というストレスから解放することができます。しかしながら、この状態ではタスク実行時に「今は気にする必要が無いタスク」まで全て見えてしまうことになり、とても煩雑です。

ですので、今やるべきことだけをNextActionリストに書き出し、タスク実行時には「今やるべき事」だけが見える状態を創り出すのです。

ベック式情報整理のワークフロー

今回は私の仕事道具紹介が主テーマなので、先に挙げたワークフローに関する話はまた、後日ゆっくりと別の記事で説明するとして・・今回は概要をかいつまんで説明します。

私のワークフローの肝は情報管理ツールとして、Googleカレンダー、Toodledo、Evernote、Dropboxの4つを使い分けている点です。(これらの使い分けを書き出すと、それだけで記事4本分ぐらいのボリュームになるので、ここでは割愛)

名称未設定.001

基本的にはGTDに倣い、Inboxに情報を集め、各ツールに振り分け(処理/整理)ます。この時に注意が必要なのは、情報によっては一見それが「予定」「タスク」「情報/メモ」のどれなのか判断が付かない場合がある、ということです。

一段目のinboxは、メールや、メモ帳、書類トレイに入っている処理すべき紙資料だったりするのですが、ここの振り分けに時間を取られるのはあまり望ましくありません。ですので、一段目の情報の振り分けはあまり悩まずささっと行い、「なんじゃこりゃ?」と悩むものについては、とりあえずEvernoteに突っ込んでおく、というルールを設けています。

上の図は、「情報をどこで管理するか」についてのワークフローを大枠で説明したモノですが、もう一つ重要になるノが「情報に対していつどういったアクションを行うか」というワークフローを定義しておくことです。

名称未設定.002

私は上図の通り、週頭に「週間計画」、日々の頭に「日次計画」、毎日の終わりに「1日の振り返り」、毎週末に「週次レビュー」を行っています。

それぞれの作業内容は割愛しますが、ポイントは「毎週目標を見直しそれを行動に組み込むこと」、そして「週毎に行動を振り返り改善を加えること」ことであると考えています。

作業の性質及び制約に合わせた使いわけ

先に挙げた「情報をどこで管理するか」についてのワークフローですが、より厳密に言えば、クラウドツール以外にも手帳やメモ帳と緩く連携させています。

手帳とかとの連携

使い分けの基準は大きく2つに分類されます。

ひとつは「会社でクラウドツールが使えないという制約」です。

GoogleカレンダーやToodledoが使えませんので、予定やタスクを管理するツールとして「ほぼ日手帳」を用いています。また、Evernoteも使えませんので、会社ではA5サイズのバインダーノートを使用しています。

もうひとつの基準が「作業の性質」です。

考え事をするときには紙に手書きが良いので「SHOTNOTE Lサイズ」を用いていますし、スマホが手元にない時の咄嗟のメモや、文字にしづらいイメージを取り込む時には「SHOTNOTE Sサイズ」を用います。(ちなみに、会社では全てA5のノート一冊で済ませています)

「SHOTNOTE」シリーズを用いるのは、全ての情報をEvernoteに集約させたいが為です。(SHOTNOTEアプリがもう少し高速に取り込んでくれたら尚良いのですが・・。)

名称未設定.003

ちなみに、クラウドツールと手帳の連携についてですが、基本的にはクラウド側に全ての予定やタスクを入れておいて、手帳にその日の予定やタスクを書き出すという運用を採っています。(ちなみに、業務上あまり予定が多い方ではないので、予定だけは手帳とGoogleカレンダーの両方に書き出しています)

会社ではクラウドツールが無くとも、手帳を見ればその日必要な情報が全てそこに書かれていますし、どうしてもクラウド側の情報にアクセスしたくなったらiPhoneを見れば良いので、現時点ではそれほど不便はしていません。

ベックが手放すことのできない情報管理ツール

ということで、ここまで挙げたベックの手放すことのできない情報管理ツールを改めて紹介します。

クラウドツール

Googleカレンダー

Google_カレンダーBIG

Googleカレンダーなしの生活は考えられない程に依存しまくってます。予定の管理と時間の可視化の両面から役立ってくれています。

Toodledo

Toodledo___Your_To-Do_List

僕のやることが全て書き出されているToodledo。これが無くなるとタスク管理が崩壊します。

Evernote

Evernote_Premium

メモや参考資料、ブログの下書きまであらゆる情報を突っ込みまくっています。

ほぼ日手帳カズン

techo

ほぼ日手帳カズン。iPhoneとこいつがあれば、だいたいなんとかなります。

SHOTNOTE

by カエレバ

by カエレバ

SHOTNOTEはLサイズとSサイズの2種類を使っています。Lサイズは考え事用、Sサイズは咄嗟のメモ用です。

A5ノート「澪」

by カエレバ

会社のノートはEvernoteへの取り込みなどを考えなくて良いので、その時々気に入ったノートを使っています。今は会社の先輩が絶賛していた滑らかな書き心地の「澪」を使用。Jetstreamとの相性が抜群です。

おまけ:iPhoneアプリ

iPhoneからクラウドツールにアクセスしたり、情報を書き込んだりするときに用いているアプリも紹介しておきます。

Staccal 2 – 12種類のカレンダーとリマインダー
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル

カレンダーは、GoogleカレンダーとiPhoneのカレンダーを同期させて、それをStaccal2から操作する形を取っています。Staccal2はWeeklyやMonthlyなどの表示形式別に、同期させるカレンダーを選択できるのでとても重宝しています。

Toodledo – To Do List
カテゴリ: 仕事効率化, 辞書/辞典/その他

ちょっと使いづらさもあるのですが、今はToodledoオフィシャルアプリを使用しています。同期が速いのが良いです。

Evernote
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ

Evernoteの公式アプリはクソ重いですが(失礼)、名刺取り込みとかPost it取り込みとか、なんだかんだで色々できて便利です。普段からよく起動しておけば、同期も速くなります。

SHOT NOTE
カテゴリ: ユーティリティ, ビジネス

SHOTNOTE大好きっ子な私ですが、SHOTNOTEアプリはもう少しEvernoteへの取り込みがサクッとできるようになればいいのにと、いつも不満に思っている次第です。FasteverSnapのSHOTNOTE版、はよ!

FastEver – 素早く簡単にEvernoteにメモ
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ

Evernoteにメモを取るときは何はともあれFastever。パッと起動して、パッとメモして、さっさとアプリを閉じてあとはバックグラウンド投稿という素早さが最高です。Evernoteの公式アプリが起動して使えるようになる間にメモ5個ぐらい残せる勢いです(わりとマジで)

最後に

今回は「ビジネスを生き抜くための武器を手に入れろ!」シリーズの第2回ということで「手帳&クラウド情報管理編」をお送り致しました。次回は「アウトプット編」ということで、アウトプットを出す為に手放せないツールを紹介したいと思います。

お知らせ

3/30に東京ライフハック研究会、4/19にアシタノワークショップやります!
ご都合があえば是非遊びに来て下さい!

3月30日 東京ライフハック研究会Vol.12 「目標達成と習慣形成の技術」(東京都)
目標達成と習慣形成の技術

アシタノワークショップVol.3 : ATND
「仕事がタノシクなるコラボレーション術」

北 真也

ベックです!
横浜在住大阪人。本職SE。ガジェット、文具、手帳、ライフハック、モバイルが大好物な30代男性。BLOG「Hacks for Creative Life!」が主戦場です!。『EVERNOTE情報整理術』『クラウド「超」活用術』著者。勉強会『東京ライフハック研究会』の主宰者でもあります。
BLOG:Hacks for Creative Life!
Twitter:@beck1240

この記事が気に入ったら
いいね ! しよう

Twitter で