メール効率化講座(6)インボックスゼロのすすめ

メール効率化講座(5)新規メールにテンプレートを使う
前回の記事です

今回はメールの受信BOXを常に空っぽにし、メールチェック時のストレスを減らすという話です。

1.インボックスゼロとは?

photo credit: Leo Reynolds via photo pin cc

やること・情報などを「最初に集める場所(インボックス)」を定め、「最初に集める場所」を定期的に0にすることです。

メールであれば、「受信BOXにあるメールを定期的に0にすること」になります。

0にならずとも、返事や要件が済んだメールは「完了」扱いのフォルダに移し、「何らかのアクションが必要なメールのみが受信BOXにある状態」とします。

記事の末尾に参考記事をいくつか用意していますので、詳しく知りたくなった方はそちらをご覧ください。

2.メールでインボックスゼロを行う利点

メール受信箱のインボックスゼロを行う利点は次の2つです。

・やり残し0の快感
・メール探索時間の短縮

やり残し0の快感

「メールの返信は全て終わった。」そう思ったとき、受信BOXにすべてのメールが並んでいる状態と、受信BOXが空っぽになっている状態、これらを想像して比べてみてください。

受信BOXにすべてのメールが並んでいると、「やり残しはないだろうか?」と不安にならないでしょうか?

インボックスゼロを実践すると、やり残しなしの状態が視覚化できる他、やり残しのメールの数を正確に把握できます。

メール探索時間の短縮

photo credit: Ed Yourdon via photo pin cc

インボックスゼロを実践すると、アクションが必要なメールのみが受信BOXに残っているため、探しているメールを見つけやすくなります。

「メールを探すために何度も上下にスクロールする」
「メールを探すために頻繁に検索を使う」

こうした行動は、時間の無駄になるばかりか、自分に小さなストレスを与え続けることにもなります。

3.受信BOXからメールを移すためにやること

こちらの記事が詳しいです。

メールのための GTD、「Inbox Zero」の実践 | Lifehacking.jp

簡単に説明しますと、メールから「やること・情報」を抜き取り、抜け殻になったメールは「完了」のフォルダに移すということです。

・見るだけで良いメールは、そのまま「完了」
・すぐに返信が必要なメールは、メールを返信して「完了」
・あとで返信が必要なメールは、履歴付きの返信メールを作成→保存して「完了」
・添付ファイルが重要なメールは、ファイルをパソコンに保存して「完了」
・送り主からの指示が重要なメールは、指示を「やることリスト」に転記して「完了」
・予定の連絡メールは、予定を「カレンダー」に転記して「完了」

といった具合です。

まとめ

・インボックスゼロでストレスフリー&メール探索時間の短縮
・メールからやること・情報を抜き取り、「完了」とする

参考記事

メール“受信箱ゼロ”の快感に目覚める:日経ウーマンオンライン【ワーキング・リラックス】
・Gmailの構造とインボックスゼロ » EX-IT
メールの受信トレイは空にする « 純コミックス

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人生をコントロールするために「Inbox zero」を取り入れるべき8つのこと

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