メール効率化講座(1)気が進まなくても返信メールをまず作成しよう

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どうもやる気がでなく、すぐにメールの返信ができなかった経験ってありませんか?

さらに、「後で返信しよう」と先送りした結果、なかなか手をつけられなくなった経験もないでしょうか?

このような経験をお持ちの方におすすめの方法が「まず返信メールの下書きを作成すること」です。

そして、さらに付け加えるなら「挨拶だけでも良いので書くこと」です。

1.まず返信メールの下書きを作成するメリット

(1)とりかかりのハードルがさがる

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下書き状態の返信メールを作成すると、「メールに返信する」という「やるべきこと」にとりかかっている状態になります。

一度「とりかかっている状態」にしてしまえば、途中までで終わったとしても「新しく仕事を増やす」よりは気持ちに余裕が出ます。

(2)後で返信するときにメールを探さずに済む

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メールの返信を先送りすると、返信すべきメールをまた探すことになります。

下書きメールが作成されていれば、下書きメールの一覧から目的のメールすぐに見つけられるので楽です。

下書きメールにこれまでのやりとりの履歴を残したままにしておけば、内容も思い出しやすくてさらに良いですね。

2.添付ファイルはパソコンに保存するとなお良し

もし送られてきたメールにExcelファイルなどが添付されており、それを編集して返送する必要があるとします。

そのようなときは、下書きの作成と合わせて「添付ファイルの保存」をおすすめします。

こうすることで、後でメールを返信する際に添付ファイルを探さずに済むからです。

できればメールの添付ファイル専用のフォルダを用意し、用がすんだらファイルを削除か移動させていくのが良いでしょう。

3.まとめ

・返信すべきメールはまず返信用の下書きメールを作成する。
・下書きメールを作っておけば、返信にとりかかりやすくなる。

私はこのテクニックを@shigotanoさんに習いました。とても効果的なので、私のお気に入りのテクニックの1つです。

今後数回に渡って、メール業務の効率化に関する記事を連載していく予定です。

メール業務の効率化をテーマに選んだのは、明日からすぐに実践できるテーマについてしばらく書きたいと思ったためです。

第2弾はこちら!
メール効率化講座(2)タイトルで要件を伝える

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