たった2つを意識することで、議事録が見違えるほど書きやすくなる!

2012年02月23日 No Comments by

前回のエントリがアシタノメンバーに微妙に評判がよかったのか何なのか、何でアレ書いたの!?っていっぱい言われた、いとーちゃんです。

前回のエントリはこちら→コーヒーがワイシャツに飛んでしまった!・・・抜群に効く応急処置を教えよう。 | いとーちゃん

今回は、しょうゆをワイシャ…じゃねぇや。あ、しょうゆの場合も同じ感じにトントンしてくれたらOKですよ。

議事録。会議後に会議の内容をまとめたり、記録した文書ですね。

アシタノをご覧の皆様の中には、会議が終わった後に「議事録書いておいてね~」と指示される方もいらっしゃると思います。
議事録って、ちゃんと会議の中身が分かってないと書けないんですよね。

よくあるのが、「何かメモ残してるけどこれなんだったけ…」というもの。
僕自身もよ~く経験してますし、今でもちょこちょこやってしまうことがあります。

でも、あるコツを掴んでからはだいぶ減ったなぁ、と思います。
そのコツをご紹介しようと思います。

ムダ話時間は黄金の時間!

会議中、必要のない話って絶対どこかにありますよね。
何でそこでゴルフの話になるの!?ってことも、あるんですよね。そういう話しまでメモする必要…ないですよね?

そんな時は、自分のメモを見返してみましょう。もしも、わけのわからないメモが見つかった場合は、
ついさっき話し合ったことです。記憶の断片に残っているかもしれません。メモとさっき話したことをよーく思い返してみれば、思い出すかもしれません!

せっかく会議が止まっているので、そんな時間は有効に使わなきゃ。同僚のメモをそっと覗いてみてもいいかも知れません。
同じ会議でも、こんなにメモすること違うのか!と関心しますよ。

メモ帳は広く使う

勿体無いのか何なのか。メモ帳をギッチリ書いちゃっていませんか?

キッチリとメモを残していくのはいいですが、後で前の議題に戻ったとき…前の議題のメモをぎゅ~っと下に引っ張ってきて…追記して…
そんなことを繰り返していると、書いているそのタイミングではいいですが、後で見返したとき…どうです??
会議のタイミングではよかれと思ってやっていることも、後の自分が見たらわけわからないはずです。

これは、会社に入ってすぐぐらいの会議で取ったメモです。
わざとボカしていますが、色んなとこに矢印が飛んでいっているし、ハッキリ言って今見返しても何のこっちゃわかりませんw

しかもこれ、ページの途中から書いていて、次のページに書けばいいのに、そこに収めようとして余計ぐちゃぐちゃになっていましたw
この状態で議事録を書いているわけですから、先輩や上司からこんなのなかったっけ?と言われたことは数知れず…。

というわけで、メモ帳を勿体無いと思うのではなく、広く使ってみるのも手だと思います。
広く使うことで、前の議題の話に戻っても、そこにキレイに追記できるし、わかりやすくなります。
そのページが少なくなれば、余裕を持って次のページに書いていきましょう。

そんな簡単なことですが、これだけでだいぶと後で見た後にわかりやすくなっているはずです。

最後に

アシタノラボ主任研究員のはまさんがタイムリーにこんな記事を出してくれています。

たった2分で打ち合わせの質を高める方法があります

はまさんの記事では最後にお互いのアクションを確認することで、次の動きを確認し、抜け漏れがないようにする、ということを書いておられます。

このエントリとはまさんのエントリ。この2つを組み合わせると、もっと会議が自分のモノになると思います!

おあとがよろしいようで。


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前進する為の「ミス」と「学び」

About the author

iPhone 5s / EOS 5D Mark III / Macbook Air Mid 2013な大阪府に住む1986年生まれのサーバ系のエンジニア。 TRAVELINGというブログを運営しており、主に写真の撮り方や、Webサービス、iPhoneやスポーツに関する考察を書いています。 TRAVELINGは「読んでくれた人に役に立ったと言ってもらえる」というポリシーを持っています。 それは、「アシタをタノしく!」のアシタノレシピにも通じるところがあります。 アシタノレシピでは主には新社会人や若手ビジネスマンに向けて、「アシタをタノしく」「役に立った」と思われる情報を発信していきたいと思います。 そういえば写真についてTRAVELINGで発信していたら生活情報総合サイトAll Aboutでライターとして活動するチャンスにも恵まれました。 どうぞよろしくお願いします。
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