会議のタイプが異なれば、目的も必要なテクニックも変わるーアシタノ・コラボ術!vol.4

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こんにちは、ベック(@beck1240)です。 アシタノ・コラボ術第4回は、「会議のタイプが異なれば、目的も必要なテクニックも変わる」です。

シリーズ「アシタノ・コラボ術!」

会議のタイプが異なれば、目的も必要なテクニックも変わる

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「会議」を十把一絡げに扱わない

会社に於けるコラボレーションの中で最もよく知られている物が「会議」です。

ただ、「会議」と一言で言っても、目的によって必要なテクニックやモードが変わるということは、案外見落とされがちです。

例えば、以下の様な話を聞いたことは無いでしょうか?

  • 会議はゴールを決めるべき

  • 会議は終了時間を設定すべき

  • 会議は参加して情報共有だけでも意味がある

個々に書かれている事は多くの場合は正しいのですが、会議の目的如何ではあてはまらない場合があります。

例えば、情報共有や意見交換を目的とした会議や、面通しや親睦を深める目的の会議の場合、何らかの決定事項やアウトプットといった「会議のゴール」は特に設定する必要はありません。

「終了時間」については一般的には、ダラダラと長くなりがちな会議を引き締めるために設けられます。しかし、ブレインストーミングでやっと連鎖反応が起き始めた頃に、時間だからと引き上げるのは非常に非効率です。諦める目安時間は設けつつ、盛り上がったら続行できるバッファを設けておくなどの工夫が必要となります。

「参加して情報共有することに意味がある」
という話しもよく聞きますが、キーパーソンが忙しすぎてまとめてやらないといけない、などの特殊事情が無い限り、「情報共有」と「議論」や「ブレスト」は分けた方が、チームメンバーの時間的拘束が短くなるため効率がよくなります。

勿論、Face to Faceやスライド見ながらの口頭説明の方が理解しやすく、より強く印象づけられるということもありますので、情報共有の打ち合わせ自体が悪いという訳ではありません。必要な時にはこの様な手段に頼る方が効率良く情報伝達ができるでしょう。

問題があるとすると、メールやポータル掲載で事足りるような些末な事柄をわざわざ時間を拘束して伝えたり、「情報共有」と「議論」を分けて考えず、「議論」に関係ない人の時間まで拘束してしまうなどの配慮不足にあります。

会議の4分類

会議の目的に応じて、テクニックやモードを使い分けられるようになるための第一歩は「会議を分類する」ことです。

業界や職種によって差異はあると思いますが、以下に一例を挙げておきます。

  • ブレインストーミング
  • ディスカッション
  • 意志決定
  • 情報共有

ブレインストーミングは皆さんご存知の通り、アイデアや意見を出し合う会議です。多くの場合、この会議の目的は「より多くの、或いはより面白いアイデアを生み出す」ことであり、その為にはいくつかのルールを守る必要があります。

ディスカッションは、意見を戦わせてよりよい結果を得る目的で行う会議です。ある案を検証したり、生み出されたアイデアに反証を加えてより強いものに育てたり、論を戦わせてよりよい第3の案を得たりなど、上手くやれば素晴らしい成果を得ることができます。

ただ、ある程度の共通認識や共通テクニックを有した相手でないと、決してロジカルとは言えない、双方主張言いっ放しの殴り合いみたいなディスカッションになってしまうことも珍しくありません。

意志決定の会議は、読んで字の如く、GO/NOGOをジャッジする会議です。人は選択肢がない一つしか無い、あるいは選択肢が多すぎる場合は「決定回避の法則」という状態に陥ってしまうため、ベストだと思う案以外にもいくつか案を提示するなどの工夫gあ必要となります。

最後に情報共有の会議ですが、これも読んで字の如く情報を共有するための会議です。Face to Faceで相手の時間を拘束することを念頭に、意識にすり込みたい、あるいは理解が難しい事柄の理解を助けるなどの目的を持って行うべきでしょう。議事メモの展開や、メールでの情報共有で事足りるならそちらを選択しましょう。

まとめ

今回は、会社に於けるコラボレーションの中で最もよく知られている「会議」について、その目的如何で必要なテクニックやモードが変わることを取りあげました。

また、テクニックやモードを目的に応じて使い分ける第一歩として「会議を分類する」ことを挙げました。あくまで私の場合ですが、普段職場で行われる会議の分類例として以下の4つを挙げています。

  • ブレインストーミング
  • ディスカッション
  • 意志決定
  • 情報共有

是非、皆さんの職場で行われている会議を目的で分類し、その分類ごとにどういったテクニックやモードが必要になるかを考えてみて下さい。

次回は具体例として「ブレインストーミング」について詳しく見ていきたいと思います。

参考図書

北 真也
ベックです!
横浜在住大阪人。本職SE。ガジェット、文具、手帳、ライフハック、モバイルが大好物な30代男性。BLOG「Hacks for Creative Life!」が主戦場です!。『EVERNOTE情報整理術』『クラウド「超」活用術』著者。勉強会『東京ライフハック研究会』の主宰者でもあります。
BLOG:Hacks for Creative Life!
Twitter:@beck1240

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