【対談】イベント企画運営をかんたんに進めるガントチャートとは?

ご無沙汰しています。うさぼう(@usabo_tweet)です。本日は9/9に開催された野望の会の舞台裏として、運営管理に用いたガントチャートを題材にお届けします。7人チーム、発足から当日まで約3ヶ月という規模なので、近い規模のプロジェクトをご経験の方もいらっしゃるかもしれません。

→野望の会を主宰されている大下千恵さんのブログ記事はこちら

本記事は、今回プロジェクトの管理に使用したガントチャートツールの作者、文月詩乃(@traveling_shino)さんとの対談形式でお届けします。

なぜツール自作に至ったか?

うさぼう
今日はよろしくお願いします。
詩乃
よろしくお願いします!
私は仕事でもプロジェクト管理に携わっていますが、ほとんどの場合MS ProjectかExcelを使っています。ライセンスや格納場所の面からクラウドツールにも惹かれるのですが、なかなかお勧めできるツールにも出会っていません。
ないですよね。なかったので作っちゃいました。
フットワーク軽かったですよね(笑)。日々改善が加えられていくシートを拝見するたびにテンションが上がっていました。
困ってそうな声が耳に入ると改善欲が沸いてきます!自分ではあまり気づかないので。作ってる側はあまり実感ないんですよ。どのあたりがよかったですか。

どんなところが使いやすかった?

まずは項番、ステータス、ガントチャート部分のセルが自動反映されるのが便利でした。スマホで入力することもあるので、入力項目は少ないほど助かるんですよね。

そうですね。この点、地味にExcelより便利なのは途中行挿入時に関数式のコピペが不要な点なんです。配列関数というスプレッドシートの独自機能があって便利なんです。
なるほど、それは気づきませんでした。あと、こうしたWBSには珍しいですが「確定内容」の列はよかったです。Slackのやりとりで、結局結論どうなったかが追いづらいことがあったので、結論が一箇所にまとまっていて安心でした。

意思決定系のタスクに対しては結論書く場所あると安心ですよね。成果物、も入れようか迷いました。会社のツールは背景・目的・ゴール・効果も載せてます(折り畳みできるように加工)
そこまでいくとほんとはガントチャートじゃなくて別成果物で構造化すべきもののようにも思えますが笑
日付項目に関してですが、予定と実績をそれぞれ開始、終了で持っていたのはよかったです。管理負荷を下げるために期限だけに絞ることがあるのですが、完了日書いたり着手日書いたりと人によって定義が揺れてしまうことが結構あるんですよ。入力をどこまで徹底するかはさておき、4項目持っておくのには賛成です。

より細かな管理に向けた改善余地は?

そこまで意識してなかったのですが、嬉しいです。ちなみに改善点もお聞きしたいです。シートをもっとよくしていきたいので。
もう少し規模が大きかったり厳密なコスト管理が求められる場合は、EVMという手法を使うことがあります。EVMとは、Earned Value Managementの略で、簡単に言うとスケジュールとコストの予実を両面まとめて管理する方法です。

スケジュールギャップについては既に持っている予定日と実績日の差をとれば管理できますね。あとは工数ギャップです。3日遅れてるとしても、すぐに終わる作業が終わってないだけなのか6人日遅れてて2人がかりで3日みっちり対応しないと終わらないのかが今の情報では区別できません。

具体的には、見積工数と実績工数の項目ですね。これは管理表に項目を追加するだけでは済まなくて、担当者が入力する負荷も高くなるのできっちり運用するのはなかなか大変です。


あとは依存関係です。今回は最初に計画を固めずに始めましたが、規模が大きくなったり複雑な内容だと始めてからは修正が効かなくなります。そのため、タスクの依存関係を計画に表現する必要が出てきます。あるタスクが完了したら次のタスクを開始する、というもの以外にも、開始→開始、終了→終了、開始→終了といった依存関係もありえます。

これらは、ガントチャート上でバーの依存が線で結ばれているとひとめでわかります。表で表現するには、タスクを特定できるIDが各行に振られている前提で、前提タスクという項目を作って埋める形になります。依存関係が「完了ー開始」以外のパターンがある場合は、関係性を示す列も必要になりますが、ぱっと見てわからないのがつらいですね。

かなり本格的な管理ができそうですね。でも上司も似たようなことを言っていました。
プロジェクトマネージャーはスケジュールとコストのどちらも予定内に納める役目があるので把握は必須ですよね。たぶんチームごとに計画を立てた段階で、計画に無理や不整合がないかをチェックすることも必要です。そういう時に、ガントチャートで全期間を俯瞰して眺めたり、フェーズや週などかたまりごとに見ていきたくなると思うんです。
た、たしかに全体が見たいからという要望があって表示単位を切り替えられるようにしました。今のバージョンではガントチャートが予定しか表示されなくて、ここに予定と実績をうまく表現するのも改善点だと思っています!

ツールは入手できる?

そうですね、そこまで実現できればテンプレートとして完璧じゃないでしょうか。ところでこれはどこかで入手できるのですか?
noteでの公開を予定しています。購入頂いた方にはバグや小規模改善のバージョンアップを無償でつけようかなと。追加オプションは考え中です!
今後もいろいろなプロジェクトで活用させてほしいです。リリース楽しみにしています。今日はありがとうございました。
頑張ります。こちらこそありがとうございました!
うさぼう
会社員をしながら「うさぼうの人生ダッシュボード化計画」という個人ブログを運営。夢中になって過ごす楽しい時間を増やすために、ハマりやすく続けられるゲームの仕組みを追求中。 アシタノレシピではプロジェクトマネジメントを楽しむ方法を紹介予定。

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