仕事をしていると毎日たくさんの書類が降りかかってきます。
重要な書類もあればまったく必要ない書類もあるので、その見極めをしなければいけません。
- 保管しなければならない重要な書類
- 期間限定で必要な書類
- 個人的には不要だけど上司の気まぐれで必要になりそうな書類
- 明らかに不要な書類
1の重要な書類なら決められたら場所に保管するだけだし、4の明らかに不要な書類は迷わず捨てられます。
扱いに困るのが、2や3の書類。こういう書類を「とりあえず保管しておくか」としてしまうと、机の中が不要な書類であふれかえってしまいます。
そこで、2や3の書類を溜めないようにするための方法を紹介します。
期間を限定して保管する
2や3の書類は、期間を限定して保管するようにします。
書類ごとに保管期限を付箋に書いて貼り付け、「廃棄予定書類」というファイル（ただのクリアファイル）に入れ、期限順に並べておきます。
保管期限は、「これくらい使わなければ二度と使うことはないだろう」という期限を設定します。書類ごとに変えますが、私の場合１ヶ月を基本にしています。
あとは、毎日このファイルを確認して、期限がきたものを内容を見ることなく廃棄するだけです。毎日の確認を忘れないようにリマインダーをセットするといいでしょう。
捨てるかどうか迷っていた書類でも、時間のフィルターを通すことで判断しやすくなるのです。
あとがき
スキャンして紙は捨てる方法もありますが、不要な紙が不要なデータに変わるだけです。データなら場所は取りませんが、不要であることに違いはなく、これが溜まっていくのは望ましいことではありません。
簡単にできるので、書類が溜まりがちな人は試してみてください。
毎日を楽しくする情報を発信するブログ「さいんぽすと」を運営しています。おもしろそうなことを見つけると、すぐ行動するのが特徴。広島ぶろがー会主催の一人。3人の子供たちとの時間を大切にしつつ、自分の時間も楽しんでいます。
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