私は自分でセミナーを開催するだけでなく、
他の方主催のセミナーなどで受付をすることも少なくありません。
そういった場合や、自分が逆に参加するときも含め
「こうすると、受付も参加者も気持ちよく受付を済ませることができるな～」と思うことが幾つかあります。
そんな「こうすれば、受付も参加者もみんなハッピー！」な
「セミナーの受付で心掛けたい5項目」をまとめてみました。
1.名前はしっかり、大きな声で伝える
大抵の受付で聞かれるのが「あなたの名前」です。
そのときに、聞き取りにくい声でボソッと名前を言う方がたまにいらっしゃいます。
しかし一度で聞き取れないと「もう一度お願いできますか？」と聞き返す必要が出てきます。
聞き返された方もあまりいい気分にはならないでしょうし、
聞き返す方も、聞き取れなくて申し訳ないと思いながらの聞き返しになります。
同姓がいない限り、苗字だけでも伝わればOKです。
しっかりと、受付の人に聞こえやすい声で伝えてみましょう♪
2.申込時の名前を覚えておく
たまに「本名で申し込んだんだっけ？それともハンドルネームだったっけ？」と
「自分が申しこんだ名前が分からない」という方がいらっしゃいます。
これでは名前を伝えるときに「どっちの名前かわからないのですが…」と伝え辛くもなり、
受付側も名前の確認に手間取ってしまいます。
申込時のメール返信等で、自分の申し込んだ時の名前はしっかりと確認しておきましょう！
ちなみに、別振込が必要なセミナーなどの場合にハンドルネームで申し込むと、
振込名と振込との照合で手間取ってしまう、という事情もあったりするので
可能な限り本名での申し込みの方がいいのではないかな～とも思います。
（Twitterアカウントなどでぽちっと申込むタイプはまた別として）
3.受付が知っている人であっても、名前をきちんと伝える
私が受付をしているときに心がけているのが、
「例え知っている人であっても、必ず名前を名乗ってもらう」こと。
これは、「知っている人だけれど、ハンドルネームしか分からない」という場合や、
「会ったことがある人けれど、名前が思い出せない…」という場合、
「申し訳ないけれど、こちらはあなたを覚えていない…」という場合などがあるためです。
「参加者が受付を知っている＝受付も参加者を知っている」
「双方、顔は見知っている＝名前も正しく分かっている」とは限らないのです。
なので、例え受付が知っている人であろうと、
しっかりと名前を伝えるのが親切であり、トラブルを防ぐことに繋がります。
4.自分の申込内容を覚えておく
例えば、申込時に「懇親会に参加する・しない」を選択するなど、
申込時に何かしら選択するような場合があります。
その際に、「自分が何を選択したのか？」を覚えておきましょう。
これは実際にあった例なのですが、
懇親会に参加する、としていた人が、
当日になって「参加するとした覚えがない」と言う、というトラブルもあるのです。
そのときは懇親会費が当日徴収であったこともあり、
懇親会費を主催負担でお店に支払うことになってしまいました。
と、このようなトラブルを防ぐためにも、
自分がどのような申込をしたのかは、責任をもって覚えておきましょう。
5.現金はおつりのないように用意しておく
当日に参加費が現金支払いの場合、
お釣りがないようにちょうどのお金を用意しておくと喜ばれます。
もしも大きなものしかなかった場合は
受付に行く前に、コンビニで参加中に飲む水を買うなどしておくと
いい具合に崩せるのでオススメです。
受付待ちの列が出来たときには
受付待ちの間にお金を用意しておくとさらにスムーズでいいですね。
楽しいセミナーは、気持ちのいい受付から！
ひとつひとつは、大したことではありませんが
これが出来ていると、受付はとても助かります。
セミナー参加の前段階、受付で嫌な気持ちになって欲しくはありません。
参加者の方のほんのちょっとのキモチがあるだけで、
受付も参加者も、どちらもが気持ちよく受付を済ませることが出来るのです。
あなたがセミナーに参加することになった時は、
ぜひこのエントリの内容を思い出してくれると嬉しいです♪
スタッフも参加者も、一緒に楽しいセミナーの時間を過ごしましょう！
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