photo credit: PNASH via photopin cc
私の愛しいアップルパイへ
いつものBarのカウンター席に二人並んで座ったあの日、あなたが「タスク管理がどうもうまくいかないの」と溜息混じりに打ち明けてくれたときは嬉しかったです。
私も商業がらタスク管理がどうにもうまくいかないという漠然とした質問を受けることがよくあります。
そんなときに私が母性本能をくすぐる笑みを浮かべてお話するのが、これから紹介する２つのテクニックです。
≪「どうもタスク管理がうまくいかない」と嘆きたいときに役立つ２つのテクニック≫
実際のところタスク管理手法には相性がありますから、一概にあなたがどのような方法を採用すればいいか予言するのは不可能です。しかし、多くのタスク管理初心者が陥る罠というのもあります。
私の経験上、多くの人は大抵２つのブービートラップにかかって「どうもタスク管理がうまくいかない」という状況に陥るようなのです。そのときの解決策が以下の２つです。
■１．タスク、アイデア、イベントを明確に分ける
■２．全てのタスク、今日やるタスク、タスクの実行ログを明確に分ける
それぞれ見ていきましょう。
■１．タスク、アイデア、イベントを明確に分ける
タスク管理がうまくいかないと嘆くとき、そもそもタスクが何なのかを分かっていない人は多いです。そのため管理するタスク量が増えすぎて、タスクがどれだけあって、どこから手をつけていいか訳が分からなくなるのです。
特にありがちなのは、タスクとアイデアとイベントをごっちゃにしてしまい優先度の判断が不能に陥ることです。私の定義ではそれぞれ以下のような性質の違いがあります。
・イベント → 実行することが確定していて、実行する日時まで決まっている(会議など)
・アイデア → 実行するかどうかまだ判断できていない
・タスク → 実行することは確定しているが、実行タイミングは未定
まずはこの３つを別々の場所で管理するようにしましょう。そうすればタスクの全量を把握したり、実行順序を決めたりするのはずっと楽になります。
■２．全てのタスク、今日やるタスク、タスクの実行ログを明確に分ける
上記の定義に準じてタスクを振り分けても、その量が増えるにつれて徐々に「どうもタスク管理がうまくいかない」状態に陥ることがあります。それは多くの場合タスクの量が多すぎて今本当に没頭すべきことに没頭できなくなっている状態です。
特にありがちなのは、今実行しているタスクが終わった都度、次は何をやればいいか思い悩んでしまう状態です。これを回避するためには、タスクの実行状態に準じてタスクをさらに３つの場所に分けて管理するのがオススメです。
・全てのタスク → 全てのタスクが収まっているタスクの母艦
・今日やるタスク → 全てのタスクの中から今日やるタスクだけ抜き出したもの
・タスクの実行ログ → タスクが完了した順に時系列で並んだ実行ログ
全てのタスクが一元管理されているのでタスクの抜け漏れに悩まなくなります。また、日中は「今日やるタスク」だけ見ていればいいので、毎回今日中にやらないといけないことが何なのか不安になることがありません。さらに、タスクの実行ログを残すことによって、改善サイクルを生み出すことができます。
これをきちんと実行すれば一日の充実感は大きく増すでしょう。
≪タスク管理を洗練すればもっと創造的なタスクに注力できる≫
勘違いいただきたくないのは、タスク管理は生活を窮屈にするものではないということです。タスク管理を洗練すれば、漠然とした不安を押しのけ頭を使わなくていいことに頭を使わなくて済むようになります。そうすれば、もっと複雑で創造的な仕事に力を注げるようになるでしょう。
「どうもタスク管理がうまくいかない」といって安易な根性論を案出する前に、今日紹介したテクニックを試して頂けると幸甚です。
貴下の従順なる下僕 松崎より
システム系の専門学校を卒業後、システム屋として6年半の会社員生活を経て独立。ブログを通して、小学生のころからの夢であった音楽家へ至るまでの全プロセスを公開することで、のっぴきならない現実を乗り越えて、諦めきれない夢に向かう生き方を伝えている。2015年からは「jMatsuzaki」名義でのバンド活動を開始。
もっと詳しく知りたい？ ⇒ 「jMatsuzakiとは誰か？」
