メール効率化講座(6)インボックスゼロのすすめ
前回の記事です
前回の記事では、メールの受信BOXを空っぽにする利点を説明しました。しかし、すべてのメールを手動で移動させるのは大変ですよね。
そこで今日は、メールクライアントの「振り分けルール」「フィルタ」機能を利用し、インボックスゼロとメールチェックを快適に行う方法について説明します。
1.振り分けルール・フィルタ機能とは
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送信者のメールアドレス、タイトルに含まれるキーワード、などの条件とそれに対するアクションを指定することで、指定に合うメールを受信BOXを経由せずに特定のフォルダに振り分けたり、既読処理したり、などの挙動が可能になる機能です。
ほとんどのメールクライアントに実装されている機能だと思います。
2.振り分けの例
読むだけのメールは「完了」フォルダに受信する
定例会議の連絡メールなど「定期的に送られてくるが返信の必要がない」メールなどは、直接「完了」フォルダに受信してしまいましょう。
そうすれば、届いたメールに目を通すだけで済み、手動で受信BOXから「完了」に移す必要がないので楽です。
キーマンのメールを「要チェック」フォルダに受信する
仕事のリズムをキープしたり、現実逃避を防ぐ意味合いでメールチェックの時間は決めておきたいものです。
しかし、できればその都度チェックしておきたい特定のメールというのもあると思います。
そういった「特定の人」「特定のタイトル」などのメールは「要チェック」というフォルダに受信しておくことにしておきます。
そうすると、メールの受信に気がついたとき、受信BOXに入っているのか「要チェック」に入っているのかを確認するだけで、すぐに見るべきメールなのかどうかがわかります。
3.各メールクライアントでの設定について
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いくつかのメールクライアントについて、参考になる記事をピックアップしてみました。詳細はこちらをご覧ください。
・Outlookでメールの仕分けに困った時には？（1/5）：企業のIT・経営・ビジネスをつなぐ情報サイト EnterpriseZine (EZ)
・Lotus 小ワザ集: 第50回 クライアントでできる迷惑メール対策 改定版
・受信したメッセージを条件によって振り分けるには | Thunderbird サポート
・Becky! ２ フィルタリングマニュアル｜タイガースネット.コム
・「Gmail」で条件に一致するメールをフィルタで振り分ける方法 – nanapi Web
まとめ
メールの振り分け・フィルタ機能を使い、
・インボックスゼロを快適に行う。
・メールチェックの頻度を調整する。
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