メール効率化講座(7)メールの振り分けルールを活用する

メール効率化講座(6)インボックスゼロのすすめ
前回の記事です

前回の記事では、メールの受信BOXを空っぽにする利点を説明しました。しかし、すべてのメールを手動で移動させるのは大変ですよね。

そこで今日は、メールクライアントの「振り分けルール」「フィルタ」機能を利用し、インボックスゼロとメールチェックを快適に行う方法について説明します。

1.振り分けルール・フィルタ機能とは

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送信者のメールアドレス、タイトルに含まれるキーワード、などの条件とそれに対するアクションを指定することで、指定に合うメールを受信BOXを経由せずに特定のフォルダに振り分けたり、既読処理したり、などの挙動が可能になる機能です。

ほとんどのメールクライアントに実装されている機能だと思います。

2.振り分けの例

読むだけのメールは「完了」フォルダに受信する

定例会議の連絡メールなど「定期的に送られてくるが返信の必要がない」メールなどは、直接「完了」フォルダに受信してしまいましょう。

そうすれば、届いたメールに目を通すだけで済み、手動で受信BOXから「完了」に移す必要がないので楽です。

キーマンのメールを「要チェック」フォルダに受信する

仕事のリズムをキープしたり、現実逃避を防ぐ意味合いでメールチェックの時間は決めておきたいものです。

しかし、できればその都度チェックしておきたい特定のメールというのもあると思います。

そういった「特定の人」「特定のタイトル」などのメールは「要チェック」というフォルダに受信しておくことにしておきます。

そうすると、メールの受信に気がついたとき、受信BOXに入っているのか「要チェック」に入っているのかを確認するだけで、すぐに見るべきメールなのかどうかがわかります。

メール効率化講座(4)メールチェックの時間を決めておく

3.各メールクライアントでの設定について

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いくつかのメールクライアントについて、参考になる記事をピックアップしてみました。詳細はこちらをご覧ください。

Outlookでメールの仕分けに困った時には?(1/5):企業のIT・経営・ビジネスをつなぐ情報サイト EnterpriseZine (EZ)
Lotus 小ワザ集: 第50回 クライアントでできる迷惑メール対策 改定版
受信したメッセージを条件によって振り分けるには | Thunderbird サポート
Becky! 2 フィルタリングマニュアル|タイガースネット.コム
Gmail」で条件に一致するメールをフィルタで振り分ける方法 – nanapi Web

まとめ

メールの振り分け・フィルタ機能を使い、

・インボックスゼロを快適に行う。
・メールチェックの頻度を調整する。

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