メール効率化講座(3)要件・結論をまず書く

メール効率化講座第3弾です!第2弾はこちら!

メール効率化講座(2)タイトルで要件を伝える

今回は相手に要件が伝わり易いメールを書いて、メールによるコミュニケーションを効率化しようという内容です!

1.要件・結論をまず書くことによる2つの利点


(1)何を求めているのか伝わり易い。
(2)返信をもらいやすくなる。

(1)何を求めているのか伝わり易い。


photo credit: Abe K via photo pin cc

最初に要件/結論を提示しておけば、「何についての情報なのか?」「受信者は何をすれば良いのか?」をストレートに伝えることができます。

お詫びの言葉であったり、メールを送った背景などが初めに長々と書かれていると、あなたの要求は見過ごされてしまうかもしれません。

特に相手に頼みごとをするメールの場合は、はじめから要件を述べることは心理的に少しきついかもしれません。

しかし、要件以外の添える言葉は要件の後に記述しておいても事足ります。

(2)返信をもらいやすくなる。


photo credit: Kalexanderson via photo pin cc

要件/結論が先に書かれていれば、受信者も回答がしやすくなります。結果として、あなたも返信がもらいやすくなるでしょう。

要件や結論以外の情報は受信者にとってはただのノイズである場合もあります。

要件/結論を先に書くことは「相手への思いやり」なのです。

まとめ

要件/結論を先に示すことで、

・メールの内容が伝わりやすくなる。
・相手がメールを読み解くストレスが減る。
・時間が限られている人からも返信をもらいやすくなる。

メール効率化講座(4)メールチェックの時間を決めておく
次回の記事です

はま(@Surf_Fish)からのお願い

はま(@Surf_Fish)はアシタノレシピでの情報発信を通じて、「全ての働く人の明日を楽しくしたい!」と思っています。

もしこの記事が誰かの役に立ちそうだと思ったら、Twitter、Facebookなどでシェアしていただけないでしょうか?よろしくお願いします!

はま
はま(@Surf_Fish)です!あなたの暮らし・仕事を少し楽にするブログ「はまラボ」を運営しています。20代子持ち研究職。TaskChute公式エバンジェリスト。「記録」「習慣」「Evernote」が大好き。もっと詳細な情報・連絡先はこちら

この記事が気に入ったら
いいね ! しよう

Twitter で