メール効率化講座(2)タイトルで要件を伝える

2012年08月06日 2 Comments by

メール効率化講座第2弾です!第1弾はこちら!

メール効率化講座(1)気が進まなくても返信メールをまず作成しよう

今回はメールタイトルを活用し、メールによるコミュニケーションを効率化しようという内容です!

1.メールタイトルを活用してますか?


「~件について」などのようなメールタイトルをつけていませんか?メールタイトルで要件を伝えるように工夫すると、以下のような良い効果が得られます。

・メールを見てもらいやすくなる。
・話が伝わりやすくなる。
・返事を返してもらいやすくなる。

2.タイトルの先頭に(要件)をいれる。


「次回打ち合わせの準備について」というメールタイトルを例にします。

この時点では、メールを受け取った人は打ち合わせの準備に関しての連絡なのか、相談なのか、質問なのかはわかりません。

これを「(質問)次回打ち合わせの準備について」としてみたらどうでしょうか?

質問をしたいという意図が伝わりやすくなりますね。メールを受け取った人も「どんなことを質問されているのだろう?」と意識しながら見てくれるはずです。

3.相手との親しさによって(要件)の中身を変える


ここでさらに一歩踏み込んだテクニックとしては、相手との親しさによって(要件)を変えるとさらに良くなります。

親しい人に同じメールを送るのなら「(教えてください)次回打ち合わせの準備について」の方が、相手に対する印象が柔らかくなります。

また、メールを受け取った人にも、「頼られている感じがするので返信をする気分になる」という効果が期待できます。

4.(至急)は使わない


メールタイトルに(要件)を入れるといろいろと良いことがあるのですが、(至急)だけはなるべく使わないでください。理由は2つあります。

(1)急いでいるなら電話しろ

至急とつけるぐらい急いでいるなら、メールで連絡をすることがまずおかしいです。

メールを受け取った人からしても「本当に至急なのかな?」と疑問を持たれることになります。

(2)とにかく印象が悪い

(至急)を多用すると、「この人は段取りが悪いのではないか?」「こちらの都合を考えていないのではないか?」といった悪い印象を与えてしまいます。

もし使うとしたら、宛先が多数に渡るので電話での確認が非効率な場合などですが、よほどのことがない限り使わないほうがいいです。

私の場合、サラリーマンとして10年近く働いていますが、(至急)を使ったのは一度しかありません。

5.まとめ

・メールタイトルを有効活用しよう!
・タイトルを活用すれば、メールのコミュニケーションが効率化される!

メール効率化講座(3)要件・結論をまず書く
次回の記事です

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