みなさんこんにちは、うさぼう(@usabo_tweet)です。温かくなり過ごしやすい日が増えましたね。今回は久しぶりに「プロジェクト管理10のコツ」から記事を書きます。「6) だれがどう参画するか書き出す」という題名で紹介していた、チームをうまく機能させるコツです。
チームでプロジェクトに取り組むためのラベリング(期待役割)
プロジェクト計画では、なにを（スコープ）、どうやって（タイム）つくるのかを書き出します。質的にも量的にも1人プロジェクトというのは少なく、多くの場合、複数人でチームを形成します。チームに参加するメンバーには役割を与えます。
プロジェクトマネージャー、チームリーダー、メンバーといったチームで動くための役割と、ビジネスアナリスト、システムアーキテクト、プログラマーといった期待される専門性に応じた役割があります。
また、メンバーをくくるチーム自体にも役割があります。ビジネス要件を定義するチーム、システム設計を行うチーム、開発チーム、プロジェクト管理オフィスなどです。
これらは、プロジェクト計画段階でのチームやメンバーに期待する役割です。期待役割をそれぞれのチームやメンバーが満たすことでプロジェクトが円滑に遂行され、目標達成につながります。
チームメンバーのスキル、経験、特性を可視化する(実情)
一方でチームメンバーのスキルや経験は様々です。期待役割通りのスキルと経験を持つ人もいれば、新しい領域にチャレンジする方もいます。お互いの期待を満たせてうまくいっている間はよいですが、計画通りに進まなかったり課題が発生すると、特定の誰かが足を引っ張ったり、特定の誰かに負荷が集中することが起こります。
負荷状況はWBS(Work Breakdown Structure)などの作業計画表で可視化できますが、その原因を明らかにし適切な対策をとるには、メンバーの実情を可視化することが必要です。
可視化するのはリーダーだけのためではない
メンバーがお互いにスキルや経験を知らなくても、リーダーは知っているはず、もしくは知っているべきと思われるかもしれません。しかし、可視化するのはリーダーだけのためではありません。むしろメンバーの不安や不満を解消するのにも役立ちます。
足を引っ張っていることは本人は痛いほどわかっています。負荷が高いことは他のメンバーだって気づいています。しかし、計画における期待役割に基づくと、もっと頑張らなければいけない気もしますし、期待役割以上の負荷がかかるのは損な気もしてしまいます。
これを是正するのに役立つのが、メンバーの実情を可視化することなのです。
頼りになる誰かが離任するとなれば必要以上に不安になります。可視化することで、他のメンバーでも実施できるタスクが多いことに気づけます。どうしても足りない部分に絞って後任を決めたり、勉強会の開催や引き継ぎ資料の準備を進めることができます。
リーダー一人で考えるのではなく、メンバーで意見を共有しながら対策を考え決めていくのにも役立ちます。
架空プロジェクトでのサンプル（フィクションです）
例としてアシタノレシピプロジェクトというのを考えてみます。ベック兄さんが率いる現有メンバーは14人、なかなかの大所帯です。そこで、兄さんはチームを2つに分け、リーダーを任命しています。lyustyleさんとchoiyakiさんは、メンバーを率いてチームの役割を全うすることが求められるわけです。
事件勃発です。なんと、choiyakiリーダーが離任することになったのです。ベック兄さんと相談を重ねた結論とはいえ、Bチームは不安で一杯です。特に後任が任命されている様子もありません。choiyakiリーダーだからこそ多忙なタスクをこなしつつリーダータスクもこなせていたのでは。
ある日choiyakiリーダーは、こんなシートをメンバーに見せました。僕がやっていることも含めてBチームでやっていることってこんなことだよね、と。みんなにできないことってあるかな？
「記事レビューだったらできそう」
「案出しっていつもグループでコメントしてるし、僕やりますよ」
「記事代行とかもやってたんですね」
「戦略ミーティングって何やってるんですか？」
いつになく活気のあるミーティングです。そしてchoiyakiリーダーはおもむろに後任リーダーの名前を発表しました。そして意外な助っ人の名前も。ベック兄さんとchoiyakiリーダーはこんなに考えてくれてたんだ、と驚きと安堵の入り混じる空気が流れます。気持ち新たに新体制への移行が進んでいくのでした。
終わりに
いかがでしたでしょうか。チームマネジメントは計画通りに進むことは少ないです。チーム運営に課題が生じた時、こうした可視化を行い共有することで、リーダーとメンバーが一体となり解決に向かうのに役立ちます。ExcelでもGoogleスプレッドシートでも、手書きでも構わないので始めてみてはいかがでしょうか。
ではまた2週間後に。
会社員をしながら「うさぼうの人生ダッシュボード化計画」という個人ブログを運営。夢中になって過ごす楽しい時間を増やすために、ハマりやすく続けられるゲームの仕組みを追求中。 アシタノレシピではプロジェクトマネジメントを楽しむ方法を紹介予定。
