先送りしがちな作業に取り掛かりやすくするチェックリストのススメ【私の仕事道具と仕事術】

やらなければいけないと分かっているけど、なかなか取り掛かれない作業はありませんか?

そういう作業は、「今はまとまった時間がないから」「疲れているから」などと理由をつけては先送りされてしまいがちです。

しかし、先送りを繰り返すだけでは作業は1ミリも進まないので、いつまでたっても完成せず、締め切り間際になってバタバタと作業する羽目になります。

めんどうな作業を先送りする可能性を下げ、余裕を持って完了するために、作業手順を記したチェックリストを作ることをおすすめします

チェックリストを作る手間はかかるけど、そこからの恩恵の方が圧倒的に大きいです。

チェックリストを使うメリット

チェックリストを使うと、次のようなメリットがあります。

  • 作業負担が軽くなる
  • 進捗状況が分かる
  • 引き継ぎが簡単
  • 作業手順の改善ができる

それぞれ説明します。

作業負担が軽くなる

チェックリストの項目ひとつひとつは、全体を完了させる難易度に比べると、ずっと簡単なものになっています

めんどうな作業を前にしたときでも、チェックリストがあるだけで気持ちが楽になります。

作業を分解することなく全体を見上げると、どこから手を付ければいいか途方に暮れてしまいますが、小さく分解されていれば「これならできそう」と思えてくるのです。

「これならできそう」と思えるくらいまで、作業を分解すればいいということです。

私が使っているチェックリストの1つを例にとると、20個以上の項目が並ぶ最初の項目は「◯◯を確認する」です。

それ以降も、「入力する」「確認する」「コピーする」「印刷する」「郵送する」という、それだけ見れば簡単なものが並んでいて、一つ一つ完了させていけば全体も完了するようになっています。

進捗状況が分かる

作業が一日では終わらない場合でも、チェックリストがあれば、どこまで完了しているのか、次の日はどこから始めればいいのかが一目瞭然です。

「えーっと、どこまでやったっけ」と考える時間が省けるし、作業の漏れを防ぐことができます

逆にいえば、負担を軽くするために毎日少しずつ作業を進める、という方法も可能です。

引き継ぎが簡単

他の人に作業を引き継ぐ場合、複雑な作業でもチェックリストを渡すだけで引き継ぎができます

作業の途中で引き継ぐときも、どこから始めればいいか分かりやすいです。

自分が引き継がれる立場のとき、相手がチェックリストを渡してくれたらどれだけ助かることでしょう。

作業手順の改善ができる

作業手順を一覧できることで、作業のムダや改善点が見えやすくなります

チェックリストを見ながら作業していると、「これって必要?」とか「これとこれの順番を入れ替えた方がいい」という風に作業を改善するアイデアが浮かんできます。

頭の中だけで作業しているだけではなかなかそれに気づけません。

Evernoteを使う理由

前回の「私の仕事道具と仕事術」に続いて、またしてもEvernoteを使います。

【参考】大切な子育ての記憶を失わないためのEvernoteを使った子育て術【私の仕事道具と仕事術】 | アシタノレシピ

これは、私がEvernote好きというのもありますが(最近はちょっとアレですが)、次のような理由があります。

チェックボックスを使える

チェックリストとして使うなら、簡単に完了を記録できるチェックボックスがあった方がいいです。

ただの箇条書きでもチェックリストとして使えますが、どこまで完了したのか分かりにくくなります。

Evernoteなら自分の好きな位置にチェックボックスを置けます

パソコンでもスマホでも使える

Evernoteの強みはなんといっても、端末の垣根を超えて使えることです。

「パソコンでやっていた作業の続きをスマホでやる」といった状況でも、チェックリストの状況を同期されているので、シームレスに作業できます

ノートリンクを使える

Evernoteには「ノートリンク」という機能があり、Evernote内の他のノートのリンクを貼り付けられます。

チェックリストに資料のリンクを貼り付けておくことで、チェックリストと資料の間をスムーズに移動できるのです。

タスク管理ツールを軽くする

チェックボックスが必要ならタスク管理ツールを使う方法もありますが、作業に取り掛かるハードルを低くするために作業を分割しているので、それをタスク管理ツールに入れるとタスクの数が増えすぎてしまいます。

タスク管理ツールをスッキリさせるため、数の多い作業はEvernoteにチェックリストを作ることにしています。

あとがき

チェックリストを作ったからといって先送りがまったくなくなるわけではありませんが、あるのとないのとでは取り掛かるまでのハードルが大きく変わってきます。

先送りしがちな作業があるなら、チェックリストを作ってみませんか?

イチ

毎日を楽しくする情報を発信するブログ「さいんぽすと」を運営しています。おもしろそうなことを見つけると、すぐ行動するのが特徴。広島ぶろがー会主催の一人。3人の子供たちとの時間を大切にしつつ、自分の時間も楽しんでいます。
BLOG:さいんぽすと
Twitter:@kumacharo115

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